Webinar Vorlageneditor Fragen und Antworten

In unserem Webinar zum Vorlageneditor habt ihr uns viele Fragen gestellt. Hier findet ihr alle Fragen und Antworten aus dem Seminar. Findest du deine Frage hier nicht wieder, haben wir sie entweder nicht ausreichend verstanden, um sie ordentlich zu beantworten oder sie war zu spezifisch. In diesem Fall bitten wir dich, eine Mail an support@fastbill.com zu schicken, damit wir dir weiterhelfen können.

Wie kann man Dokumente ablegen um sie dann  an Angebote oder Rechnungen anzuhängen?

Ja, du kannst Standardanhänge definieren, die dann immer vorausgewählt sind, wenn du ein Dokument versendest. Welche du letztendlich mitschicken willst, kannst du dann per An- und Abwählen bestimmen. Unter Einstellungen > Grundeinstellungen kannst du diese Anhänge hinzufügen.

Kann ich zwei Bankverbindungen auf einer Vorlage anlegen?

Ja, das geht. Deine Hauptbankverbindung wird aus Rechnungsoptionen* befüllt, der Inhaltsblock dafür ist bereits auf einer Vorlage eingebettet. Diese Bankverbindung wird auch in die E-Rechnung übernommen. Deine zweite Bankverbindung kannst du in einer Vorlage hinzufügen, in dem du einen zweiten Inhaltsblock "Bankdaten" auf dein Dokument ziehst. Dann bearbeitest du diesen Block und stellst von automatisch auf Freitext. Nun tauscht du die Daten gegen die deiner zweiten Bankverbindung aus. Hinweis: Die Bankverbindung, die du in einem Freitext auf deine Vorlage einbaust, wird nicht in der E-Rechnung verfügbar sein.

Wird die 2. Bankverbindung  in der XRechnung übernommen?

In einer XRechnung kann derzeit nur eine Bankverbindung hinterlegt werden.

Sind die ZUGFeRD und XRechnung bei 2 Bankverbindungen valide?

Ja, sie sind valide, es wird aber nur die Bankverbindung aus den Rechnungsoptionen ins XML übernommen. 

Die hinterlegten Kundenlogos erscheinen nicht auf Angeboten 

Das Logo dass du bei einem Kunden hinterlegst dient nicht der Darstellung auf Angeboten und Rechnungen. Es ist ein Feature deiner Kundenakte. Wenn du das Logo eines Kunden hinzufügen möchtest kannst du dies über den Inhaltsblock "Bild" machen. Diesen kannst du auf deine Vorlage ziehen und dann das entsprechende Bild hochladen. 

Ich vermisse ich das Zahlungsziel und die Zahlungsbedingungen als Mailbaustein

Diese Platzhalter können beim Mailversand über FastBill aktuell noch nicht genutzt werden.

Wie kann ich eine Bestellnummer auf der Rechnung einfügen?

Eine Bestellnummer kannst du nun wie folgt in deine Rechnung übernehmen: 
Lege ein Freitextfeld an, dort wo du die Bestellnummer haben möchtest und nutze den Platzhalter %purchase_order_reference%. Du trägst also in das Feld "Bestellnummer: %purchase_order_reference%" ein.

Bei der Rechnungsstellung kannst du diesen Platzhalter nun über die Rechnungsmaske befüllen. Dafür gehst du in der Auswahl unter dem Kunden, wo du Kostenstelle, Ansprechpartner, Projekt und Referenz angeben kannst auf ändern und dann auf Referenz angeben. Hier kannst du Angaben machen zur Vertragsnummer. Bestellnummer, Auftragshinweis und Kontierungshinweis. 

Von wo wird diese Bestellnummer (%orderid%) ausgelesen?

Dieser Platzhalter für die Bestellnummer kann nur bei der Erstellung einer Bestellung selbst verwendet werden.
Es ist nicht möglich diesen bei der Rechnungserstellung zu verwenden.
Es gibt jedoch die Möglichkeit die Bestellnummer auch in die Rechnung zu übernehmen. Wie das geht, liest du hier.

Kann man die Farbe der Texte von Platzhaltern einstellen?

Aktuell ist es möglich die Schriftfarbe bei den Feldern zu ändern, welche ein Stift&Papier Symbol aufzeigen, wenn man mit der Maus über sie fährt. Dies betrifft also die Inhaltsblöcke Absenderzeile, Anschrift, Anschreiben, Gerichtsstand, Bankdaten, Kontakt. Solltest du in einem dieser Inhaltsblöcke ein Platzhalter hinterlegen, kann die Schriftfarbe selbstverständlich ebenfalls angepasst werden. Es gibt keine gesonderte Möglichkeit, die Schriftfarbe der Platzhalter anzupassen.

Wenn du meinst, dass die Platzhalter im Freitextfeld bei dir nicht schwarz dargestellt werden, liegt das wahrscheinlich an unsichtbarer Formatierung, die beim Kopieren aus dem Helpcenter mit übernommen wurde.

Was kannst du tun?

1. Textfeld leeren – Entferne erst alles aus dem Feld, in dem du arbeitest.
2. Text "sauber" einfügen – Öffne einen einfachen Texteditor wie Editor (Windows) oder TextEdit (Mac).
   – Füge den Text dort ein – dadurch wird die versteckte Formatierung entfernt.
   – Kopiere ihn von dort erneut und füge ihn dann wieder in dein Dokument ein.
3. Tastenkürzel-Tipp – Alternativ kannst du beim Einfügen direkt Strg + Umschalt + V (Windows) oder Cmd + Umschalt + V (Mac) drücken. Damit fügst du den Text ohne Formatierung ein.

Danach sollten die Platzhalter korrekt schwarz dargestellt werden.

Gibt es für die Platzhalter Texte eine Liste?

Ja, hier findest du die Liste der Platzhalter.

Kommt irgendwann ein Bezahl QR Code als Baustein?

Wir haben dies bereits als Feature-Request aufgenommen, jedoch ist derzeit noch keine Umsetzung geplant.

Kann ich die Größe des Dokuments als Download beeeinflussen?

Indirekt ja. Je nachdem, welche Schrift, welches Briefpapier und was für eine Bilddatei du für dein Logo nutzt, kannst du Einfluss darauf nehmen. Es gibt jedoch keine dedizierte Funktion, die PDF in einer geringeren Qualität zur Verfügung stellt.

Kann ich bei der Stückzahl die Zahlen hinter der Kommastellen weglassen?

Die Kommastellen werden in FastBill derzeit automatisch eingestellt und können nicht weiter definiert werden.

Die Textboxenbreiten für die Artikelbeschreibung sind zu kurz. Kann das dynamisch gestaltet werden?

Du kannst die Postentabelle bearbeiten und dort die Laufbreite der Artikelbeschreibung ändern

Ich habe Probleme mit dem Anzeigen von Kunden mit asiatischen Schriftzeichen. Habt ihr eine Empfehlung?

Da es so viele Asiatische Charaktere gibt und sich diese von Dialekt zu Dialekt sich unterscheiden, ist es uns nicht möglich einen Vorschlag zu machen, welche Schriftart für deine Zwecke funktioniert würde. Wir können jedoch bestätigen, dass die Schriftart kompatibel für die Abbildung in UTF-8 Format sein muss, die Größe der Datei für die Schriftart muss unter 10MB liegen und es soll bitte geprüft werden, ob die Schriftart alle Buchstaben und Zeichen (Chinesisch sowohl als auch Western/Latin, etc.) enthalten sind.
Hier könntest du als Workaround ein Briefpapier mit entsprechenden Zeichen in FastBill hinterlegen, sodass die Informationen wie von dir gewünscht dargestellt werden.
 

Kann man im Fastbill mehrere Rechnungen auf einmal ausdrucken?

Rechnungen können leider nur einzeln ausgedruckt werden. Allerdings kannst du Rechnungen gesammelt ausdrucken und dann die jeweilige Funktion deines Computers dafür nutzen.

1. Unter Windows mehrere Dokumente drucken
Dateien im Explorer auswählen:

Öffne den Windows-Explorer und navigiere zum gewünschten Ordner.

Markiere alle zu druckenden Dokumente (Strg + Klick für einzelne Auswahl; Shift + Klick für Bereichsauswahl).

Rechtsklick → „Drucken“:

Mache einen Rechtsklick auf die markierten Dateien.

Wähle im Kontextmenü den Eintrag „Drucken“ (falls vorhanden).

Windows öffnet im Hintergrund die jeweilige Anwendung (z. B. Microsoft Word), druckt die Dokumente der Reihe nach und schließt sie wieder.

Beachten:

Funktioniert nur, wenn alle ausgewählten Dateien mit einem Programm verknüpft sind, das diesen automatischen Druck unterstützt (z. B. Word-Dokumente, PDFs mit Acrobat Reader, Bilder etc.).

2. Unter macOS mehrere Dokumente drucken

Schnelles Drucken über Vorschau (nur bei PDF oder Bilddateien)
Mehrere PDFs (oder unterstützte Bilddateien) markieren im Finder.

Rechtsklick → „Öffnen mit“ → „Vorschau“ (oder ggf. „Vorschau (alle Dokumente öffnen)“).

In „Vorschau“ kann man alle Dateien in der Seitenleiste sehen und über „Ablage“ → „Drucken…“ die gesamte Auswahl drucken.

Wenn ich einen Freitext nach der Postentabelle eingeben will, verschiebt es den Text auf die nächste Seite. Wie kann ich das vermeiden?

Achte darauf, dass der Text recht nah an der Postentabelle liegt. 

Kann man Bilder in die Postentabelle integrieren?

In der Postentabelle selbst können leider keine Bilder hinterlegt werden. Du kannst im Vorlageneditor Bilder über den Inhaltsblock "Bild" einfügen.

Wie kann ich eigene Textfelder einrichten kann, die in der Vorlage  beliebig bearbeitet werden können?

Dafür fügst du einfach ein Freitextfeld hinzu und trägst dort eine Text deiner Wahl ein. 

Wenn du das Textfeld stattdessen über die Rechnungsmaske befüllen willst kannst du mit einem Workaround über den Dokumententitel arbeiten. Wie das geht, erklären wir hier.

Es wäre schön Formatierungen wie Fettungen nutzen zu können, ohne mit HTML Befehlen arbeiten zu müssen 

Danke für das Feedback. In einigen Feldern geht das ja bereits mit dem internen Editor. Wir prüfen gerade, wie wir das auf weitere Felder ausweiten können.

Lassen sich bei einem Kunden mehrere Zahlungsoptionen hinterlegen?

Es ist nicht möglich, weitere Zahlungsoptionen in der Kundenakte zu hinterlegen. Du könntest jedoch eine Vorlage erstellen in der du den entsprechenden Hinweis im Konditionenfeld anpasst, sofern es oft dieseĺbe Kombination an Zahlungsoptionen ist. Dann gibst du die primäre in der Kundenakte an, und ergänzt die zweite im Konditionenfeld in der Vorlage.

Kann man einen Link in die Vorlage einfügen?

Du könntest den Link über ein Freitextfeld hinterlegen, ob dieser dann klickbar ist, hängt von dem Programm ab, mit dem der Kunde das Dokument öffnet. Bei den meisten PDF-Readern ist dies der Fall, wenn du die ganze URL (www.fastbill.com) einfügst. Die Möglichkeite eines Hyperlinks gibt es leider nicht.

Wird das Logo als JPG.-Datei behandelt?

Als Dateiformat des Logos sind alle gängigen Formate möglich, empfehlenswert sind jpeg, png. Bei Logos weisen png häufig eine kleinere Dateigröße als jpeg auf.

Wie kann ich in der Postentabelle einzelne Texte fett drucken?

Du kannst hier folgende HTML-Tags in der Postentabelle verwenden:
Um den Text Fett zu schreiben klammerst Du Ihn bei Rechnungserstellung wie folgt ein: <b>Fetter Text</b>.
Für kursive Texte klammerst Du den betreffenden Teil mit <i>Kursiver Text</i> ein.

Wie kann ich in der Vorlage einstellen, dass nicht mehr in der Spaltenüberschrift "netto" steht und die Zeile unten mit "XY% MwSt" entfällt?"

In diesem Fall kannst du bei Rechnungserstellung die Funktion zur innergemeinschaftlichen Lieferung nutzen. Dabei werden steuerfreie Rechnung nach § 6 Abs. 1 UStG erstellt. Nähere Informationen findest du hier.

Kann ich zwei Postentabellen einfügen?

Eine zweite Postentabelle wie hier beschrieben kann nicht hinzugefügt werden.

Woher bekommt das Dokument den Projektnamen für den Platzhalter %project_name%? 

In der Rechnungsmaske kannst du, sobald du einen Kunden ausgewählt hast, auch das entsprechende Projekt auswählen zu dem die Rechnung gehört. Voraussetzung ist natürlich, dass du ein Projekt angelegt hast. 

Kann der Zeilenabstand eingestellt werden?

Der Zeilenabstand kann nicht nicht beeinflusst werden.

Welche Vorlage muss ich bereitstellen, wenn ich eine Bestellung von meinem Jimdo Shop transferiere?

Der Jimdo-Importer nimmt immer die Standard-Vorlage. Um eine Vorlage zur Standard-Vorlage zu machen, kannst du unter Dokumenten-Vorlagen mit der Maus über die betreffende Vorlage fahren, auf das Zahnrad links klicken und "Standard" wählen.

Kann ich ein Freitext Feld einfügen, dass ich mit einen Klick beim Erstellen der Rechnung auswählen oder eben auch nicht auswählen kann? 

In diesem Fall kannst du den Workaround Rechnungstitel nutzen. Hierzu kannst du in der Vorlage ein Freitextfeld mit dem Platzhalter %title% hinterlegen und sobald du diesen befüllen möchtest, kannst du den gewünschten Text in der Rechnungsmaske unter "Titel" hinterlegen. Wenn du hier unter "Titel" keinen Text hinterlegst, wird das Freitextfeld auf der Rechnung auch nicht ausgegeben.

Gibt es die Möglichkeit einen Seitenumbruch einzufügen?

Du kannst einen Seitenumbruch nicht erzwingen, jedoch können wir im Support für dich einstellen, dass ein Posten nicht mittendrin umbricht. Ansonsten musst du die Postentabelle weiter nach untern setzen, damit nicht nur die Gesamtsumme auf der Seite 2 landet. 

Kann ich das Logo nicht an einer zentralen Stelle hinterlegen für alle Dokumente?

Wenn du es in deiner Standardvorlage hinterlegst, dann ist es da zentral für alle Dokumente hinterlegt. Du kannst diese Vorlage für alle Dokumente benutzen. Wenn du verschiedene Vorlagen erstellen willst, kopierst du immer die Vorlage mit dem Logo anstelle der Systemvorlage und hast dann immer die mit deinem Logo als Ausgangsbasis.

Wer erscheint als Absender der E-Mail? 

Das ist hier einstellbar. Du kannst auch deinen eigenen Email-Provider hinterlegen, wie das geht, erfährst du hier.

Wie erfasse ich Abschlagsrechnungen und Schlußrechnungen über das Programm?

Aktuell gibt es keine konkrete Funktion um Abschlagszahlung abzubilden.Du hast aber die Möglichkeit über einen kleinen Workaround auch ohne eine direkte Funktion Abschlags- und Schlussrechnungen zu erzeugen.
Schaue dir dazu gerne unseren Artikel Abschlagsrechnung / Schlussrechnung an.

Wie kann ich die Einstellungen aufrufen?

Klicke im oberen rechten Bildschirmrand auf deinen Namen/Firmennamen und klicke dann im Dropdown Menü auf Einstellungen. Hier findest du unter anderem die Stammdaten und die Rechnungsoptionen.

Kann man ein Logo in die E-Mail-Signatur einsetzen?

In die Signatur kannst du kein Logo einfügen. Aber du kannst dein Logo in den Header der Mail übernehmen ab dem Pro-Tarif: Hier eine Anleitung.

Kann ich die E-Mail an mehrere Adressen senden?

Beim manuellen Mailversand hast du die Möglichkeit, mehrere Emailadressen durch Kommata getrennt anzugeben. Auf diese Weise kannst du die E-Mail an mehrere Empfänger versenden. Man kann auch mehrere CC und BCC Adressen in der Kundenakte angeben (durch Komma getrennt).

Gibt es die Möglichkeit, eine in FastBill gespeicherte Anlage zur Rechnung mit der Rechnung zusammen in einem PDF auszugeben?

Nein, diese werden in getrennten PDFs angehangen.

Wie kann ich eine Vorlage für Gutschriften erstellen?

Unter Dokumentenvorlagen kannst du eine neue Vorlage erstellen und in dieser Vorlage den Titel "Gutschrift" hiterlegen. Nachdem die neue Gutschriftenvorlage erstellt wurde, kannst du mit dieser nun eine Rechnung mit negativen Beträgen schreiben. Weitere Infos findest du hier.

Wo kann ich das Zahlungsziel ändern und unterschiedliche Zahlungsziele in der Standard-Vorlage als Auswahlmöglich hinterlegen?

Das Zahlungsziel änderst du in der Kundenakte und den Einstellungen. Hier geht es zur Anleitung.

Kann ich das Logo auch in den farbigen Bereich des Briefpapiers legen?

Das Logo kann höher gesetzt werden, in dem man die oberen Seitenränder nach oben verschiebt. Bitte beachte, dass dadurch alle Textblöcke nach oben rutschen und die Position ggf. im Anschluss noch einmal angepasst werden müssen.

Ich würde gerne auf der zweiten Seite die Rechnungsnummer wiederholen. Ich kann auf der zweiten Seite aber keine Boxen einfügen. Wie gehe ich vor?

Die zweite Seite kannst du durch den Header und den Footer beeinflussen.
Alles was sich in diesen grünen Bereichen befindet, wird auf den Folgeseiten mit aufgeführt.
Bebildert findest du dies auch nochmals hier. 

Wenn die Rechnungsdaten auf den Folgeseiten aufgeführt werden sollen, hast du die Möglichkeit die entsprechenden Textfelder in den Headerbereich zu integrieren, so dass diese auf den Folgeseiten aufgeführt werden.

Kann ich das Rechnungsdatum auch links-zentriert anzeigen?

Das geht, indem du diesen Platzhalter aus dem Inhaltsblock entfernst und stattdessen in einem Freitextfeld einbettest. 

Kann man in der Vorlage festlegen, dass ein Zeilenumbruch an einer bestimmten Stelle in einer Textbox eingefügt wird?

Dieser lässt sich in einigen Inhaltsboxen mit <br> erzwingen. 

Ich habe oft beim Einzelpreis Preise mit mehreren Stellen hinter dem Komma

Beim Bearbeiten wird immer ein auf 2 Nachkommastellen gerundeter Einzelpreis angezeigt.

Wie kann man die (automatisch) laufende Rechnungsnummer anpassen?

Das kannst du in den Einstellungen. Hier findest du die Anleitung.

Kann ich bei E-Rechnungen Bankverbindungen auch als Freitext angeben?

Bis eine Lösung für Freitextfelder gefunden wird, können diese nicht mit für die E-Rechnung relevanten Informationen befüllt werden, da diese sonst beim Erstellen verloren gehen. Sobald wir hier Neuigkeiten haben werden wir diese selbstverständlich umgehend kommunizieren.

Gibt es auch Briefpapier Vorlagen im Programm?

Nein, es gibt keine Briefpapier-Vorlagen.

Wenn eine Position über zwei Seiten läuft, wird diese oft nicht logisch umbrochen. 

Schreib uns hierzu gerne ein Ticket an support@fastbill.com sodass wir dein Anliegen näher prüfen können.

Mein Logo ist nur auf der zweiten Seite zu nah am Text. Wenn ich ein Freitextfeld in den Header einfüge, rutscht der Text aber auch auf der ersten Seite nach unten.

Das Freitextfeld sollte die Texte auf der ersten Seite nicht beeinflussen. Verändere den Header nicht durch die Schieberegler. Lege einfach nur das Freitextfeld per Drag & Drop in den Header und ziehe es nach untern. In der Vorlage liegt es nun über dem Adressfeld. Da das Freitextfeld leer ist, wird auf der Rechnung noch ganz normal der Adressat angezeigt. Auf Seite zwei fängt die Postentabelle jetzt weiter unten an. 

1.) Freitextfeld rüberziehen

2.) Hier siehst du, dass der Adressat nicht beeinflusst wird.

3.) Zweite Seite: Postentabelle fängt erst unter dem Freitextfeld an.

Bei der Angebotserstellung erscheint bei "gültig bis" "15/01/1970". Woran liegt das?

Danke für den Hinweis, wir haben dies auf unsere Bug-Liste gesetzt. 

Kann ich nach einer Gutschrift-Erstellung die Gutschrift von einer Rechnung gegenrechnen ?

Nein, das ist in FastBill nicht möglich.

Könnt Ihr die Einstellungen für den Mailversandt zeigen?

Die Mailvorlage kannst du anpassen, in dem du in der Vorlagenübersicht über die entsprechende Vorlage fährst und auf das erscheinende Zahnrad > E-Mail Text klickst. Hier eine Anleitung

Wie schreibt man eine Sonderrechnung § 13B...

Für das Reverse Charge Verfahren gibt es aktuell noch keine vorgefertige Lösung, aber man kann die Funktion für die innergemeinschaftlichen Lieferung für diesen Zweck nutzbar machen.

Lege dir einfach eine Kopie deiner normalen Rechnungsvorlage an und ändere in dieser Kopie den entsprechenden Text im Konditionenfeld ab.
Die Textoptionen kannst Du bearbeiten, wenn Du beim Mouseover über das Konditionenfeld auf das Zahnrad neben dem Titel des Felds klickst.

Beim Erstellen einer Rechnung mit dieser Reverse-Charge-Vorlage kannst Du jetzt also die Checkbox bei ""innergemeinschaftliche Lieferung"" klicken, was die MwSt. aus der Rechnung entfernt und deinen Hinweistext zu Reverse Charge einblendet."

Kann ich bei Eingabe der Titelzeile einen Zeilenumbruch erzwingen?

In der Titelzeile kannst du einen Umbruch mit <br> erzwingen.

Außerdem könntest du den Projektnamen auch automatisiert übernehmen:

Leg dir eine Vorlage für Projektrechnungen mit einem Freitextfeld an, und trage diese Platzhalter ein: 

Nun Kannst du den Projektnamen über das Auswahl-Menü unter dem Kunden hinzufügen. Und über das Titelfeld kannst du die Projektadresse ergänzen. 

Welches Format braucht die Briefpapier Vorlage?

Bitte nutze ein PDF im DIN-A4-Format.

Bei Ansprechpartnern werden keine Titel (Dr. etc) ausgegeben

Danke für den Hinweis. Der Titel sollte natürlich auch in der Anrede übernommen werden. Bei der Anschrift funktioniert es. Solltest du hier auch Probleme haben, melde dich bitte beim Support. Um den Titel in der Anrede zu übernehmen, füge bitte den entsprechenden Platzhalter bei der Anrede in der Vorlage die du nutzt hinzu. Der Platzhalter hierfür ist: %title_academic%

Ist eine Freitextbox bei der Rechnungserstellung frei beschreibbar oder nur über die Platzhalter zu befüllen?

Du kannst in einem Freitextfeld den von dir gewünschten Text hinterlegen. Dieser ist dann fester Bestandteil der Rechnung, sobald du diese Vorlage verwendest, in der du das Freitextfeld hinterlegt hast. Wenn du ein Feld immer über die Rechnungsmaske individuell beschreiben willst, kannst du mit dem Workaround über den Dokumententitel arbeiten. 

Gibt es eine Möglichkeit, kundenspezifische Nummern zu hinterlegen? 

Du kannst für jeden Kunden eine Kostenstelle anlegen und auch eine Kundenreferenz. Die Platzhalter sind folgende:

Kostenstelle: %costcenter_description%

Kundenreferenz: %buyer_reference%

Die Kostenstelle kannst du über das Auswahlmenü unter dem Kunden der Rechnung hinzufügen.

Wenn du die Kundenreferenz auf deiner Rechnung haben möchtest, musst du ein Freitextfeld anlegen mit: "Kundenreferenz: %buyer_reference%" an der Stelle, wo diese erscheinen soll.

Kann ich Testrechnungen erstellen und später löschen?

Ja, das geht. Du kannst einfach eine Rechnung erstellen und solange du sie nicht versendest oder festschreibst, kannst du sie wieder in den Entwurfsmodus zurücksetzen und diesen kannst du dann löschen. Wenn du deine gesamten Testrechnungen und Daten aus der Testphase löschen willst, kannst du auch eine Mail an support@fastbill.com schreiben damit wir deine Daten löschen. In diesem Artikel zeigen wir, welche Daten wir für dich löschen können und wie du selbst bestimmte Daten löscht.