Rechnungslayout und Vorlagen erstellen

Inhaltsverzeichnis

• Wichtige Hinweise zur Nutzung des Vorlagen-Editors

• Dokumentvorlage erstellen
  • Name und Art der Vorlage festlegen
  • Header und Footer bearbeiten
  • Seitenränder einstellen
  • Logo und Briefpapier hinzufügen
  • Eigene Schriften hochladen
  • Inhaltsblöcke hinzufügen
  • Postentabelle bearbeiten
  • Inhaltsblöcke bewegen, löschen und sperren
  • Vorlage als Standard einstellen
  • Fehlerbehebung bei kaputtem Layout der Rechnungsvorlage

• FAQ
  • Mein Text bricht um
  • Meine Texte überlappen sich
  • Die Postentabelle auf Seite zwei fängt zu weit oben an
  • Logo kann nicht eingefügt werden

Wenn du tiefer in die Materie eintauchen willst, findest du hier unsere Webinaraufzeichnung zum Vorlageneditor vom 1.April 2025.

In FastBill kannst du deine eigenen Vorlagen für Rechnungen, Angebote und weitere Dokumente erstellen. So kannst du dein eigenes Logo, eigenes Briefpapier und eigene Schriftarten verwenden und Inhalte ganz nach deinen Wünschen platzieren.

Bitte beachte, welches Vorlagen-Limit für deinen individuellen Tarif besteht. Im Plus, Pro und Premium-Tarif kannst du unbegrenzt viele Vorlagen aller Dokumentypen anlegen. 

Dokumentvorlage erstellen 

Deinen Vorlagen-Editor findest du im Dropdown Menü unter Dokumentenvorlagen*

 

Hier kannst du entweder eine bereits vorhandene Vorlage bearbeiten, indem du auf eine der bestehenden Vorlagen klickst, oder über den Button "Neue Vorlage” eine ganz neue Vorlage erstellen. 

Du gelangst nun zur Bearbeitungsmaske, in der du das Design und Layout deiner Vorlage anpassen kannst. 

Wichtige Hinweise zur Nutzung des Vorlagen-Editors:

• Du kannst die deutsche und englische Systemvorlage (als Standardvorlage benannt) nicht bearbeiten. Es wird automatisch eine Kopie der Standardvorlage erstellt, wenn du versuchst, sie zu bearbeiten.
• Immer nur eine Vorlage gleichzeitig im Browser öffnen.
  Das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Vorlagen in verschiedenen Tabs kann dazu führen, dass Vorlagen versehentlich überschrieben werden.
• Vorlagen richtig schließen.
  Speichere oder schließe Vorlagen immer über die Schaltflächen „Speichern“ oder „Abbrechen“. Andernfalls bleibt die Vorlage im Hintergrund geöffnet und kann überschrieben werden, wenn du eine neue Vorlage bearbeitest.

 

Name und Art der Vorlage festlegen

Als erstes solltest du immer den Namen  deiner Vorlage definieren. Dafür öffnest du das Menü an der rechten Seite und klickst auf das Zahnrad-Symbol. 

Hier kannst du deiner Vorlage einen Namen geben und einen Dokumententyp wie Rechnung, Angebot oder Auftrag auswählen. Wir empfehlen dir, den Typ auf Allgemein zu lassen, so kannst du deine Vorlage für alle Typen verwenden und auch unkompliziert Angebote in Rechnungen umwandeln.

Hast du Name und Vorlagenart festgelegt, kannst du mit den weiteren Einstellungen fortfahren. 

Direkt im Menü kannst du die Schriftart und die Schriftgröße einstellen. Außerdem hast du die Möglichkeit, die Seitenränder deiner Vorlage millimetergenau einzustellen.

 

Hast du die wichtigsten Grundeinstellungen gemacht, kannst du das rechte Menü erst einmal wieder schließen und mit dem Layout deiner Vorlage fortfahren. 

Header und Footer bearbeiten

Ganz oben und ganz unten auf deiner Seite findest du Header und Footer deiner Vorlage. Diese Bereiche sind grün markiert und werden auf jeder Seite deines Dokumentes angezeigt. 

Möchtest du ein Element aus dem Bereich entfernen, ziehst du es per Drag and Drop heraus und platzierst es an einer gewünschten Stelle auf der Vorlage. 

Genauso kannst du auch ein Element hinzufügen. Möchtest du zum Beispiel dein Logo oben im Header einbauen, ziehst du es in den grünen Bereich und bestätigst die Abfrage mit „Ja“. Schon ist das Logo eingebaut und erscheint jetzt auf jeder Seite deines Dokuments.

Seitenränder einstellen

Auch die Seitenränder kannst du in der Vorlagenmaske einstellen, solltest du das noch nicht in den Einstellungen getan haben. Dafür werden dir oben und an der linken Seite gelbe Schieberegler angezeigt. Bewege sie einfach nach rechts oder nach links, bzw. nach oben und nach unten, um die Abstände deiner Inhalte zu den Seiten des Dokumentes einzustellen.

Logo und Briefpapier hinzufügen 

Damit deine Dokumente einen individuellen Stil haben, kannst du in deiner Vorlage dein Firmenlogo und eigene Schriften hochladen. 

Gehe dafür im Menü rechts auf „Logo & Briefpapier “. 

Mit einem Klick auf „Datei auswählen“ kannst du dein Logo hochladen. Es erscheint nun automatisch oben rechts im Header-Bereich. Sollte das nicht der Fall sein, kannst du es über den Reiter Inhaltsblöcke auch an die Stelle im Header ziehen. Gehst du mit der Maus an den Rand des Logos, kannst du es auch größer oder kleiner machen. 

 

 

Im selben Reiter kannst du zudem dein eigenes Briefpapier als Hintergrund für deine Rechnungen hochladen. Dabei kannst du sowohl das Briefpapier für die erste Seite als auch für alle weiteren Folgeseiten hochladen.

Gehe einfach auf „Datei auswählen“, lade dein Papier als PDF-Datei hoch und schon hast du dein Briefpapier eingebaut.

Wir empfehlen, kein Briefpapier mit Kontodaten oder ähnlichem zu nutzen. Diese sind dann zwar sichtbar, werden aber nicht elektronisch erfasst. Das ist aber im Ramen der E-Rechnung wichtig. Machen die diese Angaben lieber in den FastBill Einstellungen und sie werden automatisch auf jeder Rechnung angezeigt.

Eigene Schriften hochladen

In den Dokumentvorlagen hast du zudem die Möglichkeit, mit deinen eigenen Schriftarten zu arbeiten. Dafür gehst du rechts in der Toolleiste auf den Menüpunkt mit dem großen A, um die Schriftenverwaltung zu öffnen. Im Feld „Schriftbezeichnung“ gibst du den Namen der Schriftart ein, die du hochladen möchtest. Jetzt kannst du die verschiedenen Formatierungen der Schriftart nacheinander hochladen. Du kannst dazu entweder die Drag&Drop-Funktion nutzen, oder die Datei von deinem PC auswählen. Wichtig: Bitte beachte, dass der Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten darf. Klicke danach auf Speichern, um die Schriftart hinzuzufügen.

 

Wenn der Upload geklappt hat, taucht die Schriftart in der Liste der hochgeladenen Schriften auf. Um sie zu verwenden, gehst du nun in die Einstellungen der Vorlage ( Zahnräder-Icon) und wählst die Schrift aus dem Dropdownmenü "Schriften" aus. Sobald du die Dokumentenvorlage später speicherst, wird deine Schrift automatisch bei deiner nächsten Dokumentenerstellung mit dieser Vorlage verwendet.

Inhaltsblöcke hinzufügen 

Unsere Systemvorlage enthält bereits alle Felder, die du für eine gültige und GoBD-konforme Rechnung braucht. Möchtest du jedoch einen weiteren Inhalt auf deiner Vorlage einbauen, kannst du das über einen Inhaltsblock tun. Diese findest du im rechten Menü ganz oben. 

Hier hast du eine Auswahl verschiedener Inhaltsblöcke, wie die Ziele Anschrift, die Rechnungsdaten, die Anschrift oder die Bankdaten. Jedes Feld ziehst du per Drag and Drop an eine beliebige Stelle auf deinem Dokument.

Anschließend kannst du es bearbeiten, indem du auf das Zahnrad Symbol klickst. Es öffnet sich ein Einstellungsfenster, wo dir die relevanten Platzhalter angezeigt werden. Wenn du möchtest, kannst du diese beliebig anpassen. 

 

 

In dieser Vorlage kannst du außerdem Freitexte hinzufügen, deren Inhalt du individuell gestalten kannst. Auch diese ziehst du per Drag and Drop an die gewünschte Stelle. 

Anschließend klickst du auf das Stift-Symbol und kannst nun den Text bearbeiten, formatieren und ausrichten. Natürlich kannst du auch hier Platzhalter einbauen. 

Postentabelle bearbeiten

Du kannst die Postentabelle ebenfalls bearbeiten. So kannst du:

• Die Felder für Preise oder Artikelbeschreibungen länger oder kürzer machen
• Die Anordnung der Felder verändern
• Einzelne Spalten ausblenden
• Die Überschriften ändern

Die Laufbreite der Artikelbeschreibung kannst du zum Beispiel ändern, in dem du auf "Postentabelle bearbeiten" gehst und dann über die Linie zwischen Beschreibung und Menge hoverst. Dann siehst du einen kleinen Pfeil und kannst so die Breite beliebig einstellen.

 

Inhaltsblöcke bewegen, löschen und sperren

Jeden Inhaltsblock auf deiner Vorlage kannst du beliebig verschieben. Um das rückgängig zu machen, klickst du auf den Pfeil. Der Block springt dann wieder an seine ursprüngliche Position zurück.

Mit dem Schloss-Symbol kannst du einen Block zudem sperren, damit er nicht mehr bewegbar ist. 

Und mit einem Klick auf das “x” kannst du einen Block auch wieder von deiner Vorlage löschen. 

Vorlage als Standard einstellen

Hast du deine Vorlage optimal angepasst, gehst du am Ende noch auf “speichern”. Deine Einstellungen werden nun übernommen. Möchtest du, dass deine Vorlage standardmäßig verwendet wird, kannst du sie noch als "Standardvorlage" einstellen. Gehe dafür in der Vorlagenübersicht auf das Zahnrad und wähle "Standard" aus. Bei deiner Rechnungsstellung wird diese Vorlage ab jetzt automatisch ausgewählt - sodass deine Rechnungen nun immer einheitlich aussehen und dein ganz eigenes Design tragen.  

 

 

 

Fehlerbehebung bei kaputtem Layout der Rechnungsvorlage

Falls das Layout deiner Rechnung fehlerhaft angezeigt wird, kann das an unsichtbaren Formatierungen liegen, die beim Kopieren und Einfügen von Text mit übernommen wurden.

So fügst du Text ohne Formatierung mit folgender Tastenkombination ein:

• Mac: ⌥ + ⇧ + ⌘ + V (Option + Umschalt + Befehl + V)
• Windows: Strg + Umschalt + V (Ctrl + Shift + V)

Falls das nicht funktioniert, probiere diese Alternativen:

•  Kopiere den Text zuerst in einen einfachen Texteditor (z. B. Notepad auf Windows oder TextEdit im Nur-Text-Modus auf Mac) und kopiere ihn dann von dort erneut.
• Mac-Nutzer: In TextEdit über Format > In einfachen Text umwandeln umstellen.
• Mac-Terminal: Den Text in ein Terminal-Fenster kopieren und dann erneut kopieren – das entfernt alle Formatierungen.

FAQ

Mein Text bricht um

Wenn dein Text im Layout umbricht, dann ist das Textfeld vermutlich nicht über die ganze Breite gezogen. Gehe in die Vorlage und ziehe das Feld über die Gesamte Breite.

Meine Texte überlappen sich

Wenn deine Textfelder sich auf dem Dokument überlappen, dann sind die Felder zu nah aneinander gesetzt. Ziehe sie ein bisschen auseinander, um das Problem zu lösen.

Die Postentabelle auf Seite zwei fängt zu weit oben an

Wenn deine Inhalte auf den Folgeseite deines Dokuments zu weit oben anfangen, kannst du einfach ein leeres Freitextfeld in den Header ziehen. Indem du die Größe des Freitextfelds änderst, kannst du den Header verlängern. Mehr dazu hier.

Logo kann nicht eingefügt werden

Wenn du dein Logo aus dem Header entfernt hast, musst du zuerst wieder den Logoinhaltsblock in den Header des Dokuments ziehen, um das Logo dort erneut zu platzieren.

Der Titel erscheint nicht auf meiner Rechnung

Wenn der Titel auf deiner Rechnung erscheinen soll, musst du dafür eine Freitextfeld mit dem %title% Platzhalter hinzufügen. Hier mehr zum Dokumenten-Titel. 

Zweite Rechnungsseite wird erzeugt trotz ausreichend freiem Platz 

Wie du das Erzeugen einer zweiten Seite verhinderst, erfährst du hier.

SEPA Lastschrifthinweis wird nicht angezeigt

Damit der SEPA-Hinweis aus dem Konditionenfeld auf der Rechnung erscheint, müssen bestimmte Informationen sowohl in der Kundenakte als auch in den Rechnungseinstellungen hinterlegt sein. Hier findest du eine Anleitung zum anzeigen des SEPA Latschrifthinweises.

 

 

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