In FastBill kannst du steuerfreie Rechnungen wie z. B. für Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen oder Drittlandsleistungen sicher und korrekt abbilden. FastBill erkennt anhand deiner Kundendaten automatisch den passenden Steuerfall und wählt ihn beim Erstellen einer Rechnung oder Einnahme direkt vor.
In diesem Artikel erfährst du, wie die automatische Auswahl funktioniert, welche Steuerfälle es gibt und was sich im Vergleich zur früheren Vorgehensweise (Häkchen „Innergemeinschaftliche Leistung“ und manueller Konditionsfeldtext) geändert hat.
Wie funktioniert die automatische Steuerfall-Auswahl?
Sobald du beim Erstellen einer Rechnung oder Einnahme einen Kunden auswählst, prüft FastBill automatisch:
- Land des Kunden – Inland, EU oder Nicht-EU (Drittland)
- USt-ID vorhanden? – relevant für EU-Kunden (Für Geschäftskunden muss eine USt-IdNr. vorhanden sein)
- Kundentyp – Geschäftskunde oder Privatkunde (relevant bei Drittland-Kunden)
Auf Basis dieser Angaben wird der passende Steuerfall automatisch vorausgewählt. Wenn mehrere Optionen möglich sind, kannst du den Steuerfall im Rechnungsformular manuell anpassen.
So gehst du vor:
- Lege eine neue Rechnung oder Einnahme in FastBill an.
- Wähle deinen Kunden aus.
- FastBill ermittelt anhand der Kundendaten automatisch den Steuerfall.
- Prüfe den vorausgewählten Steuerfall und passe ihn bei Bedarf manuell an.
Welcher Steuerfall wird wann verwendet?
Inlandskunden
Vorausgewählt: Standardrechnung
Für Kunden aus demselben Land wie dein FastBill-Account wird immer die Standardrechnung mit normalem Steuerausweis verwendet – unabhängig vom Kundentyp oder davon, ob eine USt-ID hinterlegt ist.
- Rechnungsart: Standardrechnung
- Steuerausweis: Ja (z. B. 19 % Umsatzsteuer, je nach Einstellung)
EU-Geschäftskunden (mit USt-ID)
Vorausgewählt: Leistung, EU-Ausland (Reverse Charge)
Hat ein EU-Kunde in seiner Kundenkartei eine USt-ID hinterlegt und ist als Geschäftskunde angelegt, stehen dir diese Steuerfälle zur Auswahl:
- Standardrechnung
- Warenlieferung EU-Ausland
- Leistung, EU-Ausland (Reverse Charge) ← vorausgewählt
FastBill geht in diesem Fall davon aus, dass es sich typischerweise um eine grenzüberschreitende Dienstleistung handelt und setzt daher Reverse Charge als Standard.
Was ist Reverse Charge?
Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen innerhalb der EU schuldet nicht du als Rechnungssteller die Umsatzsteuer, sondern dein Kunde in seinem EU-Land. Die Rechnung wird deshalb netto ohne Mehrwertsteuer gestellt. Statt eines Steuerausweises erscheint auf der Rechnung ein Hinweis wie:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)“
Dein Kunde muss die Umsatzsteuer in seinem Land gemäß den dort geltenden Regelungen selbst abführen.
EU-Privatkunden (ohne USt-ID)
Vorausgewählt: Standardrechnung
Kunden aus einem anderen EU-Land ohne USt-ID werden als Privatkunden (B2C) behandelt. Für diese Kundengruppe gilt:
- Standardrechnung ← immer vorausgewählt
- Warenlieferung EU-Ausland (OSS-Verfahren) – diese Option wird angezeigt, wenn du das OSS-Verfahren in deinen Grundeinstellungen aktiviert hast.
Bei Standardrechnungen an EU-Privatkunden wird die Umsatzsteuer gemäß den in deinem Account hinterlegten Regelungen ausgewiesen.
Nicht-EU-Geschäftskunden (Drittland)
Vorausgewählt: Dienstleistung Nicht EU-Ausland
Für Kunden mit Kundentyp Geschäftskunde in Ländern außerhalb der EU (z. B. USA, Schweiz, Japan) stehen diese Steuerfälle zur Verfügung:
- Standardrechnung
- Warenlieferung, Nicht-EU-Ausland
- Dienstleistung Drittland ← vorausgewählt
Bei Dienstleistungen an Geschäftskunden in Drittländern ist die Leistung in der Regel nicht im Inland steuerbar. Deine Rechnung enthält deshalb keinen Mehrwertsteuerausweis.
Auf der Rechnung erscheint ein Hinweis wie:
„Nicht im Inland steuerbare Leistung“
Nicht-EU-Privatkunden (Drittland)
Vorausgewählt: Standardrechnung
Für Kunden mit Kundentyp Privatkunde außerhalb der EU werden folgende Steuerfälle angeboten:
- Standardrechnung ← vorausgewählt
- Warenlieferung in Ausland (mit Hinweis „Steuerfreie Ausfuhrlieferung“)
Nutze den Steuerfall Warenlieferung in Ausland, wenn du tatsächlich Waren physisch in ein Drittland exportierst und eine steuerfreie Ausfuhrlieferung vorliegt.
Kleinunternehmer
Vorausgewählt: Kleinunternehmerregelung
Wenn dein FastBill-Account in den Einstellungen als Kleinunternehmer geführt wird, gibt es für Ausgangsrechnungen nur einen einzigen Steuerfall:
- Kleinunternehmerregelung ← immer vorausgewählt
Deine Rechnungen enthalten dann keinen Steuerausweis. Stattdessen erscheint der Hinweis gemäß § 19 UStG, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
Die automatische Steuerfall-Logik nach Ländern und Kundentypen ist in diesem Fall nicht relevant, da stets die Kleinunternehmerregelung greift.
Was passiert auf der Rechnung?
Je nach gewähltem Steuerfall passt FastBill deine Rechnung automatisch an. Folgende Kombinationen sind möglich:
| Steuerfall | Umsatzsteuer auf der Rechnung | Hinweistext auf der Rechnung |
|---|---|---|
| Standardrechnung | Ja (z. B. 19 %) | Kein zusätzlicher Hinweis |
| Leistung, EU-Ausland (Reverse Charge) | Nein | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)“ |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Nein | „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ |
| Leistung Nicht-EU-Ausland | Nein | „Nicht im Inland steuerbare Leistung“ |
| Lieferung Nicht-EU-Ausland | Nein | „Steuerfreie Ausfuhrlieferung“ |
| Kleinunternehmerregelung | Nein | Hinweis nach § 19 UStG |
Der Hinweistext wird beim Erstellen der Rechnung eingefroren. Das bedeutet: Wenn du später Einstellungen oder Texte änderst, wirkt sich das nicht rückwirkend auf bereits erstellte Rechnungen aus. So bleiben deine Dokumente rechtssicher und nachvollziehbar.
Wo gilt die automatische Steuerfall-Auswahl?
Die automatische Auswahl des Steuerfalls unterstützt dich überall dort, wo du Ausgangsrechnungen oder Einnahmen erfasst:
- Rechnung erstellen – im normalen Rechnungsdialog
- Einnahme erfassen – beim Buchen von Einnahmen
- Wiederkehrende Rechnungen – hier wird der Steuerfall der letzten erzeugten Rechnung übernommen
- Datenerfassungsmaske – bei Dokumenttyp „Einnahme“ wird der Steuerfall ebenfalls automatisch vorgeschlagen
Bei Ausgaben (Eingangsrechnungen) gibt es aktuell keine automatische Steuerfall-Auswahl. Hier wählst du den passenden Steuerfall manuell aus den verfügbaren Optionen:
- Inlandsrechnung
- Innergemeinschaftliche Lieferung (EU Waren)
- Innergemeinschaftliche Leistung (EU Dienstleistung)
- Ausfuhrlieferung Drittland
- Dienstleistung Drittland
FAQ
Ich sehe diese Funktion nicht
Früher konnten steuerfreie Rechnungen in FastBill über ein Häkchen „Innergemeinschaftliche Leistung“ und einen frei editierbaren Text im Konditionsfeld erstellt werden. Den Hinweistext musstest du dabei selbst eintragen oder anpassen (z. B. für Reverse Charge oder Kunden außerhalb der EU).
Wenn du noch dieses Verhalten in deinem Account hast, haben wir dich noch nicht für die neue Funktion freigeschaltet um deine Arbeitsweise nicht zu stören. Melde dich gerne beim Support, wenn du auf die neue Funktion umstellen möchtest.
Kann ich den Steuerfall nachträglich noch ändern?
Solange die Rechnung im Entwurf ist, kannst du den Steuerfall jederzeit anpassen. Sobald die Rechnung final erstellt ist, werden Steuerfall und Hinweistext fixiert und können im Dokument nicht mehr geändert werden. Bei Korrekturen arbeitest du wie gewohnt mit Storno- und Korrekturrechnungen.
Was passiert, wenn ein Kunde später eine USt-ID bekommt?
Neue Rechnungen berücksichtigen die aktualisierten Kundendaten. Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert, da ihre steuerliche Behandlung zum Zeitpunkt der Erstellung dokumentiert ist.
Muss ich den Hinweistext irgendwo selbst pflegen?
Nein. Die passenden Hinweistexte sind in FastBill hinterlegt und werden je nach Steuerfall automatisch auf die Rechnung übernommen. Eigene Anpassungen im Konditionsfeld sind für den steuerlichen Hinweis nicht mehr erforderlich.
Ich bin unsicher, welcher Steuerfall für meinen Fall korrekt ist – was tun?
FastBill unterstützt dich mit der automatischen Auswahl nach allgemein üblichen Konstellationen. Im Zweifel solltest du die konkrete steuerliche Einordnung mit deinem Steuerberater klären, vor allem bei Sonderfällen oder komplexen grenzüberschreitenden Sachverhalten.