Die Funktion für Abschlags- und Schlussrechnungen befindet sich derzeit in einem geschlossenen Test. Dafür wurden gezielt einzelne Nutzer ausgewählt. Nach Abschluss der Testphase steht die Funktion allen FastBill-Kunden zur Verfügung. Bitte habe noch etwas Geduld.
Mit Abschlagsrechnungen kannst du ein Projekt in mehreren Teilbeträgen abrechnen. Am Ende erstellst du eine Schlussrechnung, die alle Positionen des Projekts enthält und bereits bezahlte Abschläge automatisch berücksichtigt.
Was sind Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung innerhalb eines Projekts. Du kannst beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellen.
Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung eines Projekts. Sie enthält alle Positionen des Gesamtprojekts und rechnet bereits bezahlte Abschläge an.
Beide Rechnungstypen sind über eine Rechnungskette miteinander verbunden, zum Beispiel:
Abschlagsrechnung 1 → Abschlagsrechnung 2 → Abschlagsrechnung 3 → Schlussrechnung
Abschlagsrechnung erstellen
Du kannst eine Abschlagsrechnung auf drei Wegen erstellen:
- Über die Rechnungsliste: Gehe zu Dokumente > Einnahmen > Alle anzeigen und wähle Neu erstellen > Abschlagsrechnung erstellen.
- Über den Kundendatensatz: Öffne den Kunden und wähle im Reiter Rechnungen die Option Neu erstellen.
- Über die API: Erstelle die Rechnung mit invoice.create und dem passenden Rechnungstyp.
Über die Rechnungliste:
Über den Kundensatz:
Weitere Abschläge oder eine Schlussrechnung erstellen
Wenn du eine Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung öffnest, siehst du auf der Detailseite oben einen Hinweisbereich mit folgenden Informationen:
- der Rolle der Rechnung, zum Beispiel Abschlagsrechnung, Schlussrechnung oder Stornorechnung,
- dem Status der Rechnungskette, zum Beispiel Teil einer Reihe von verbundenen Rechnungen,
- dem Link Alle verbundenen Rechnungen anzeigen sowie
- dem Button Rechnung erstellen.
Über Alle verbundenen Rechnungen anzeigen öffnest du eine Übersicht aller Belege der Rechnungskette. Dort siehst du auch zugehörige Stornorechnungen sowie den jeweiligen Status, Betrag und das Datum.
Über Rechnung erstellen kannst du eine weitere Abschlagsrechnung oder die Schlussrechnung anlegen. Der Button wird nur angezeigt, solange die Rechnung noch keine Folgerechnung hat.
Beim Anlegen einer Folgerechnung übernimmt FastBill automatisch die Positionen der Vorgängerrechnung. Bei einer Schlussrechnung werden die Positionen aller Abschlagsrechnungen übernommen. Auch die Kopfdaten werden vorbelegt und können bei Bedarf angepasst werden.
Kostenstelle, Ansprechpartner, Projekt, Vorlage, Anschreiben und Rechnungsreferenzen werden ebenfalls übernommen, lassen sich aber weiterhin ändern.
Kunde, Steuerfall, Netto-/Brutto-Einstellung und Währung sind innerhalb einer Rechnungskette festgelegt. Diese Angaben kannst du in Folgerechnungen nicht ändern.
So werden Abschläge auf der Schlussrechnung angerechnet
Auf der Schlussrechnung wird immer der tatsächlich bezahlte Betrag eines Abschlags angerechnet, nicht der ursprüngliche Rechnungsbetrag. Wurde eine Abschlagsrechnung storniert, wird sie nicht angerechnet.
Enthält eine Abschlagsrechnung mehrere Steuersätze, verteilt FastBill den bezahlten Anteil verhältnismäßig auf die einzelnen Steuersätze. So wird die Umsatzsteuer auf der Schlussrechnung korrekt ausgewiesen.
Beispiel: Ein Abschlag über 916 € brutto wurde nur teilweise mit 500 € bezahlt. Die Rechnung enthält Positionen mit 19 % und 7 % Umsatzsteuer. FastBill verteilt den bezahlten Anteil anteilig auf beide Steuersätze und rechnet auf der Schlussrechnung nur den tatsächlich bezahlten Teil an.
Die Anrechnung wird beim Abschließen der Schlussrechnung als fester Wert gespeichert. Zahlungen oder Stornierungen, die danach erfolgen, ändern die Schlussrechnung nicht mehr. Soll ein aktuellerer Zahlungsstand berücksichtigt werden, musst du die Schlussrechnung stornieren und neu erstellen.
Darstellung auf dem PDF der Schlussrechnung
Das PDF der Schlussrechnung zeigt nach der Endsumme eine Übersicht der angerechneten Abschläge. Die Übersicht enthält die jeweiligen Vorgängerrechnungen und Steuersätze sowie die verbleibende Restforderung.
Die Restforderung ist der Betrag, den dein Kunde nach Abzug aller angerechneten Abschläge noch zahlen muss.
Abschlagsrechnungen bearbeiten, löschen und stornieren
Sobald eine Folgerechnung existiert, ist die Vorgängerrechnung gesperrt. Du kannst sie dann nicht mehr bearbeiten oder löschen, aber weiterhin stornieren.
Die Aktion Zurück zum Entwurf steht ebenfalls nicht mehr zur Verfügung, sobald eine Folgerechnung angelegt wurde. Das gilt auch dann, wenn die Folgerechnung selbst noch ein Entwurf ist. Möchtest du die Vorgängerrechnung wieder bearbeiten, musst du zuerst die Folgerechnung löschen.
Abschlagsrechnungen kannst du nur stornieren, solange noch keine Schlussrechnung existiert – auch nicht als Entwurf. Gibt es bereits eine Schlussrechnung, musst du diese zunächst löschen oder stornieren.
Die Schlussrechnung selbst kannst du jederzeit stornieren. Die Stornorechnung neutralisiert dabei die Restforderung aus den Positionen abzüglich der angerechneten Abschläge.
Mahnwesen
Wird eine Schlussrechnung angemahnt, bezieht sich die Mahnung nur auf die verbleibende Restforderung und nicht auf die gesamte Positionssumme. Andere Rechnungen innerhalb derselben Rechnungskette sind davon nicht betroffen.
Weitere Informationen findest du im Helpcenterartikel Automatisches Mahnwesen.
Elektronische Rechnungen
Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen kannst du auch als elektronische Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen. Weitere Informationen dazu findest du im Artikel E-Rechnung 2025 (ZUGFeRD und XRechnung).
Einschränkungen
- Abschlags- und Schlussrechnungen können nicht als wiederkehrende Rechnungen angelegt werden.
- Du kannst sie nicht kopieren oder duplizieren.
- Rechnungstyp und Kettenzugehörigkeit kannst du nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
Wurde eine Rechnung versehentlich mit dem falschen Rechnungstyp angelegt, lösche sie – sofern möglich – oder storniere sie und erstelle sie anschließend neu.
Häufige Fragen
Warum kann ich meine Abschlagsrechnung nicht bearbeiten?
Die Abschlagsrechnung ist gesperrt, weil bereits eine Folgerechnung existiert. Lösche zuerst die Folgerechnung, um die Vorgängerrechnung wieder bearbeiten zu können. Die Abschlagsrechnung kannst du trotz Sperre weiterhin stornieren.
Warum fehlt die Option „Zurück zum Entwurf“?
Die Option steht nicht mehr zur Verfügung, sobald eine Folgerechnung existiert. Das gilt auch, wenn die Folgerechnung noch ein Entwurf ist.
Warum wird mein Abschlag nicht auf der Schlussrechnung angerechnet?
Prüfe, ob die Abschlagsrechnung als bezahlt markiert ist. Stornierte Rechnungen werden nicht angerechnet. Bei Teilzahlungen wird nur der tatsächlich bezahlte Betrag berücksichtigt.
Kann ich einen Abschlag nachträglich stornieren?
Ja, solange noch keine Schlussrechnung existiert – auch nicht als Entwurf.
Kann ich die Schlussrechnung stornieren?
Ja, die Schlussrechnung kannst du jederzeit stornieren.
Wo sehe ich alle Rechnungen einer Rechnungskette?
Öffne eine Rechnung der Kette und wähle auf der Detailseite den Link Alle verbundenen Rechnungen anzeigen.