Video Stand Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. In FastBill kannst du deine Rechnungen ganz einfach als E-Rechnung erstellen und versenden – ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Schritte. Damit du weißt, wie der Ablauf funktioniert, erklären wir dir hier Schritt für Schritt, wie du eine E-Rechnung erzeugst, prüfst und versendest. Außerdem zeigen wir dir, was der Vorab-Check bedeutet und wie du mit Hinweisen oder Fehlern umgehst.
E-Rechnung schreiben: Sofern du die Option für E-Rechnungen aktiviert hast und alle Pflichtangaben ausgefüllt sind wird automatisch eine E-Rechnung erstellt, wenn du auf Rechnung erstellen gehst. Dir liegt die Rechnung dann als ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebetteter XML) und als XRechnung (reine XML) vor.
Lies dazu auch: Einrichtung der E-Rechnung und Pflichtangaben
In der Datenansicht kannst du prüfen, ob die Inhalte der Rechnung korrekt wiedergegeben sind:
Vorab-Check der E-Rechnung: Ist meine E-Rechnung gültig?
Wie weiter oben beschrieben, gibt es einige Pflichtangaben für E-Rechnungen. Mit unserem Vorab-Check kannst du prüfen, ob diese Rechnung alle Pflichtangaben enthält, damit eine E-Rechnung erstellt werden kann. Folgende Szenarien gibt es:
a. Der Vorab-Check zeigt an, dass ZUGFeRD und XRechnung erstellt werden können. Du musst nichts mehr tun.
b. Der Vorab-Check zeigt, dass nur eines der beiden Formate erstellt werden kann. Wenn du nur dieses Format brauchst, musst du nichts weiter machen. Möchtest du auch das andere Format erstellen, dann folge einfach den Anweisungen unter Details. Der Check aktualisiert sich automatisch. Sobald du die fehlenden Angaben gemacht hast, bekommst du die Bestätigung, dass nun beide Formate erstellt werden können.
c. Der Vorab-Check zeigt an, dass weder ZUGFeRD noch XRechnung erstellt werden. Auch hier folge einfach den Anweisungen unter Mehr Details.
Unter Mehr Details wird dir nun genau angezeigt, welche Daten fehlen und wo du sie ergänzen musst. Klickst du den Link, öffnet sich ein neues Fenster in dem du die fehlenden Daten zum Beispiel in der Kundenakte oder den Rechnungsoptionen ergänzen kannst. Der Vorab-Check in dem Fenster mit der Rechungsmaske aktualisiert sich automatisch.
E-Rechung versenden
ZUGFeRD-Rechnungen (PDF mit XML) und XRechnungen können direkt aus FastBill heraus versendet werden. Auch bei fehlenden Pflichtfeldern kann die Rechnung als PDF versendet werden. Die XML-Datei ist in diesem Fall nicht gültig.
E-Rechnung bearbeiten
Solange eine Rechnung noch nicht heruntergeladen oder versendet wurde, kann sie zurück in den Entwurfsstatus gesetzt und bearbeitet werden.