Automatisches Mahnwesen

Was bedeutet "automatisches Mahnwesen"?

Das automatische Mahnwesen ist ein Add-on, dass du in FastBill nutzen kannst. Für jede Rechnung, dessen Status von offen auf fällig wechselt, erzeugt FastBill dann automatisch die erste Zahlungserinnerung bzw. Mahnung. Diese wird dann nach einem von dir festgelegten Zeitraum, ebenfalls automatisch, verschickt.

Auch für die weiteren Mahnungen kannst du individuelle Zeiträume und Texte definieren. Deine Rechnungen durchlaufen dann solange den Mahnvorgang, bis sie den Status bezahlt erhalten.

Dies geschieht entweder, wenn du selbst eine Zahlung für die Rechnung hinterlegst oder unser verbesserter Bankabgleich (s.u.) eine Zahlung zur Rechnung auf deinem Bankkonto entdeckt.

Was ist ein Mahnvorgang?

Ein Mahnvorgang beschreibt das komplette Mahnwesen für eine mit FastBill erstellte Rechnung. Das bedeutet, dass automatisch eine Zahlungserinnerung und bis zu drei Mahnungen verschickt werden, um deine Kunden an eine offene Rechnung zu erinnern.

Buchst du fünf Mahnvorgänge, würde FastBill sich also pro Monat automatisch um fünf Rechnungen kümmern, die nicht fristgerecht von deinen Kunden bezahlt wurden, kümmern.

Die Einstellungen zum automatischen Mahnwesen findest du in deinem Account in den Einstellungen unter dem Punkt Mahnwesen. Hier kannst du selbst festlegen, welche Zahlungserinnerungen und Mahnungen du aktivieren willst.

Außerdem kannst du individuelle Mahnfristen, Mahngebühren und Texte für den Versand per E-Mail oder per Post definieren. 

Welche Rechnungen werden gemahnt?

Es können aktuell nur Rechnungen ins automatische Mahnwesen aufgenommen werden, die nach der Buchung und Aktivierung des Add-ons und der Mahnstufen gestellt werden. Du kannst das Add-on hier buchen und die Mahnstufen in den Einstellungen aktivieren.

Für jede mit FastBill erstellte Rechnung kann ein Mahnvorgang gestartet werden. Wichtig ist, dass die Rechnung ein Zahlungsziel enthält, damit sie den Status "fällig" erreichen kann, falls keine Zahlung eingeht.

Das Zahlungsziel kannst du für jeden Kunden in der jeweiligen Kundenakte definieren. Damit Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt werden können, solltest du außerdem eine E-Mailadresse bzw. Anschrift hinterlegen.

Wie buche ich das automatische Mahnwesen?

Im Bereich Add-ons deines FastBill Accounts findest du das Add-on Automatisches Mahnwesen. Darüber kannst du das automatische Mahnwesen buchen. Ist das automatische Mahnwesen bei dir bereits aktiv und du willst mehr Mahnvorgänge buchen, dann wende dich direkt an unseren Support unter support@fastbill.com.

Wie funktioniert die Berechnung der verbrauchten Mahnvorgängen?

Als Mahnvorgang gilt für jede mit FastBill erstellte Rechnung, dass das Zahlungsziel überschritten und eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung erstellt wurde. Sobald die erste Stufe des Mahnvorgangs erstellt wurde, zählt dieser für die Berechnung im aktuellen Abrechnungszeitraum.

Werden nicht genutzte Mahnungen aus meinem gebuchten Kontingent in den nächsten Monat übernommen?

Wenn du das Add-On pro Monat buchst, aber nicht alle gebuchten Vorgänge nutzt, können die übrigen nicht auf den nächsten Monat übertragen werden - diese verfallen. 
Du kannst das Add-On jedoch zum ende des Monats kündigen, sende uns dann einfach eine Mail.

Wie läuft die Abrechnung von zusätzlichen Mahnvorgängen ab?

Solltest du mal mehr Mahnvorgänge benötigen, weil deine Rechnungen nicht bezahlt worden sind,  ist das natürlich kein Problem. Am Ende des Abrechnungszeitraums schauen wir, wieviele Mahnvorgänge stattgefunden haben und rechnen diese dann unkompliziert über dein FastBill Abo ab.

Eine Übersicht der Preise findest du in der nachfolgenden Preistabelle.

Was kostet das automatische Mahnwesen?

Wo kann ich geplante Mahnungen einsehen?

Mit dem neuen Add-on bekommst du auch eine neue Übersicht für dein Mahnwesen*. Diese findest du im Bereich "Dokumente", indem du dort auf "Alle anzeigen" bei deinen Einnahmen klickst und dann oben rechts in der Liste das "Mahnwesen" auswählst.

Hier siehst du auf einen Blick, welche Zahlungserinnerungen und Mahnungen als nächstes verschickt werden. Außerdem kannst du eine Mahnung hier verschieben, einen kompletten Mahnvorgang pausieren oder eine Rechnung als bezahlt markieren.

Hast du den Versand per Post aktiviert, beachte bitte, dass hierfür Credits benötigt werden.

In der Übersicht der geplanten Mahnungen werden nur die Mahnungen aufgelistet die in den nächsten 7 Tage erstellt werden.

Wie richte ich meine Mahnvorlage ein?

Wie du deine Mahnvorlage einrichtest findest du im Artikel Mahnungstext/Mahnungsvorlage anpassen beschrieben.

Folgende Themen müssen in den Mahnvorlagen eingetragen/eingestellt werden:

1. Der Mahntext muss ohne Anrede und Signatur eingerichtet werden, da diese sonst mit in die PDF übernommen werden. Der Mahntext stellt jenen Inhalt dar, der auf dem Mahndokument hinterlegt wird. Es handelt sich hierbei nicht um das Anschreiben der Mail.
   
   Die Anrede und Signatur können in den Dokumentenvorlagen in der Liste über das Zahnrad beim Punkt “E-Mail Text” separat eingetragen werden und werden dann auch bei dem Mail-Versand der Mahnungen angewendet.
   
2. Die Mahnfristen der vier Stufen müssen jeweils vom Fälligkeitstag aus angegeben werden, nicht von er letzten Mahnstufe aus.
   Beispiel:
   Erinnerung nach 1 Tag
   1. Mahnung nach 8 Tagen
   2. Mahnung nach 15 Tagen
   3. Mahnung nach 22 Tage
3. Einen eigener SMTP Server muss hinterlegt und funktionstüchtig sein, sonst kann keine Mahnung per Mail verschickt werden.
4. Für den Postversand müssen Credits vorhanden sein. Diese können entsprechend Credits aufladen aufgeladen werden. Nur wenn Credits gebucht sind, kann der Postversand veranlasst werden.

Wie kann ich Kunden vom automatischen Mahnwesen ausschließen?

Innerhalb der Kundenakte hast du die Möglichkeit einen Haken zu setzen, wodurch dieser Kunde von den automatischen Mahnungen ausgeschlossen wird.

Die Möglichkeit dazu findest du in den Stammdaten der Kundenakte unter Zahlungsart & Konditionen.

Die wichtigsten Links in der Applikation, wenn du das Add-on aktiviert hast

• Einstellungen zum automatischen Mahnwesen (Aktiviere hier erstmal die gewünschten Mahnstufen)
• Übersicht deiner geplanten Mahnungen (Erst sichtbar, sobald eine Rechnung, die nach der Buchung gestellt wurde das Zahlungsziel überschritten hat)
• Bankverbindung einrichten (Verbinde alle relevanten Konten für den verbesserten Bankabgleich)
• Rechnung stellen (Add-on gilt aktuell nur für Rechnungen, die nach der Buchung des automatischen Mahnwesens gestellt werden)