Im Bereich Add-ons*deines FastBill Accounts findest du das Add-on Automatisches Mahnwesen.
Inhalt
Was ist ein Mahnvorgang?
Welche Rechnungen werden gemahnt?
Wo kann ich geplante Mahnungen einsehen?
Wie richte ich meine Mahnvorlage ein?
Wie kann ich Kunden vom automatischen Mahnwesen ausschließen?
Wie funktioniert die Berechnung der verbrauchten Mahnvorgängen?
Wie läuft die Abrechnung von zusätzlichen Mahnvorgängen ab?
Was kostet das automatische Mahnwesen?
Was bedeutet "automatisches Mahnwesen"?
Noch besserer Bankabgleich
Die wichtigsten Links, wenn du das Add-on aktiviert hast
Was ist ein Mahnvorgang?
Ein Mahnvorgang beschreibt das komplette Mahnwesen für eine mit FastBill erstellte Rechnung. Das bedeutet, dass automatisch eine Zahlungserinnerung und bis zu drei Mahnungen verschickt werden, um deine Kunden an eine offene Rechnung zu erinnern.
Buchst du fünf Mahnvorgänge, würde FastBill sich also pro Monat automatisch um fünf Rechnungen kümmern, die nicht fristgerecht von deinen Kunden bezahlt wurden, kümmern.
Die Einstellungen zum automatischen Mahnwesen* findest du in deinem Account in den "Einstellungen" unter dem neuen Punkt "Mahnwesen". Hier kannst du selbst festlegen, welche Zahlungserinnerungen und Mahnungen du aktivieren willst.
Außerdem kannst du individuelle Mahnfristen, Mahngebühren und Texte für den Versand per E-Mail oder per Post definieren.
Welche Rechnungen werden gemahnt?
Es können aktuell nur Rechnungen ins automatische Mahnwesen aufgenommen werden, die nach der Buchung und Aktivierung des Add-ons und der Mahnstufen gestellt werden. Du kannst das Add-on hier buchen* und die Mahnstufen in den Einstellungen aktivieren*.
Für jede mit FastBill erstellte Rechnung kann ein Mahnvorgang gestartet werden. Wichtig ist, dass die Rechnung ein Zahlungsziel enthält, damit sie den Status "fällig" erreichen kann, falls keine Zahlung eingeht.
Das Zahlungsziel kannst du für jeden Kunden in der jeweiligen Kundenakte definieren. Damit Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt werden können, solltest du außerdem eine E-Mailadresse bzw. Anschrift hinterlegen.
Wo kann ich geplante Mahnungen einsehen?
Mit dem neuen Add-on bekommst du auch eine neue Übersicht für dein Mahnwesen*. Diese findest du im Bereich "Dokumente", indem du dort auf "Alle anzeigen" bei deinen Einnahmen klickst und dann oben rechts in der Liste das "Mahnwesen" auswählst.
Hier siehst du auf einen Blick, welche Zahlungserinnerungen und Mahnungen als nächstes verschickt werden. Außerdem kannst du eine Mahnung hier verschieben, einen kompletten Mahnvorgang pausieren oder eine Rechnung als bezahlt markieren.
Hast du den Versand per Post aktiviert, beachte bitte, dass hierfür Credits benötigt werden.
Bitte beachte: in der Übersicht der geplanten Mahnungen werden nur die Mahnungen aufgelistet die in den nächsten 7 Tage erstellt werden.
Wie richte ich meine Mahnvorlage ein?
Wie du deine Mahnvorlage einrichtest findest du im Artikel Mahnungstext/Mahnungsvorlage anpassen beschrieben.
WICHTIG: Folgende Themen müssen in den Mahnvorlagen eingetragen/eingestellt werden:
- Der Mahntext muss ohne Anrede und Signatur eingerichtet werden, da diese sonst mit in die PDF übernommen werden.
Der Mahntext stellt jenen Inhalt dar, der auf dem Mahndokument hinterlegt wird. Es handelt sich hierbei nicht um das Anschrieben der Mail.
Die Anrede und Signatur können in den Dokumentenvorlagen in der Liste über das Zahnrad beim Punkt “E-Mail Text” separat eingetragen werden und werden dann auch bei dem Mail-Versand der Mahnungen angewendet. - Die Mahnfristen der vier Stufen müssen jeweils vom Fälligkeitstag aus angegeben werden, nicht von er letzten Mahnstufe aus.
Bitte beachte: die Mahnstufen orientieren sich immer am Fälligkeitstag unabhängig der Mahnstufe selbst und nicht am Rechnungsdatum.
Beispiel:- Erinnerung nach 1 Tag
- 1. Mahnung nach 8 Tagen
- 2. Mahnung nach 15 Tagen
- 3. Mahnung nach 22 Tage
- SMTP Server muss funktionstüchtig sein, sonst kann keine Mahnung per Mail verschickt werden
- Für den Postversand müssen Credits vorhanden sein. Diese können entsprechend Credits aufladen aufgeladen werden. Nur wenn Credits gebucht sind, kann der Postversand veranlasst werden.
Wie kann ich Kunden vom automatischen Mahnwesen ausschließen?
Innerhalb der Kundenakte hast du die Möglichkeit einen Haken zu setzen, wodurch dieser Kunde von den automatischen Mahnungen ausgeschlossen wird.
Die Möglichkeit dazu findest du in den Stammdaten der Kundenakte unter Zahlungsart & Konditionen.
Wie funktioniert die Berechnung der verbrauchten Mahnvorgängen?
Als Mahnvorgang gilt für jede mit FastBill erstellte Rechnung, dass das Zahlungsziel überschritten und eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung erstellt wurde. Sobald die erste Stufe des Mahnvorgangs erstellt wurde, zählt dieser für die Berechnung im aktuellen Abrechnungszeitraum.
Wie läuft die Abrechnung von zusätzlichen Mahnvorgängen ab?
Solltest du mal mehr Mahnvorgänge benötigen, weil deine Rechnungen nicht bezahlt worden sind, ist das natürlich kein Problem. Am Ende des Abrechnungszeitraums schauen wir, wieviele Mahnvorgänge stattgefunden haben und rechnen diese dann unkompliziert über dein FastBill Abo ab.
Eine Übersicht der Preise findest du in der nachfolgenden Tabelle.
Was kostet das automatische Mahnwesen?
|
Add-on Tarif |
Gemahnte Rechnungen |
Preis / Monat |
Preis pro zusätzlicher automatischer Mahnung |
Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
|
Automatische |
5 |
4,90€ |
0,75€ |
|
|
Automatische |
20 |
14,90€ |
0,50€ |
In Premium enthalten |
|
Automatische |
50 |
29,90€ |
0,40€ |
|
|
Automatische |
ab 100 |
49,90€ |
0,20€ |
|
Was bedeutet "automatisches Mahnwesen"?
Für jede Rechnungen, dessen Status von offen auf fällig wechselt, erzeugt FastBill automatisch die erste Zahlungserinnerung bzw. Mahnung. Diese wird dann nach einem von dir festgelegten Zeitraum, ebenfalls automatisch, verschickt.
Auch für die weiteren Mahnungen kannst du individuelle Zeiträume und Texte definieren. Deine Rechnungen durchlaufen dann solange den Mahnvorgang, bis sie den Status bezahlt erhalten.
Dies geschieht entweder, wenn du selbst eine Zahlung für die Rechnung hinterlegst oder unser verbesserter Bankabgleich (s.u.) eine Zahlung zur Rechnung auf deinem Bankkonto entdeckt.
Die wichtigsten Links, wenn du das Add-on aktiviert hast
- Einstellungen zum automatischen Mahnwesen (Aktiviere hier erstmal die gewünschten Mahnstufen)
- Übersicht deiner geplanten Mahnungen (Erst sichtbar, sobald eine Rechnung, die nach der Buchung gestellt wurde das Zahlungsziel überschritten hat)
- Bankverbindung einrichten (Verbinde alle relevanten Konten für den verbesserten Bankabgleich)
- Rechnung stellen (Add-on gilt aktuell nur für Rechnungen, die nach Buchung gestellt werden)
* Dieser Link leitet dich nur auf die Seite, wenn du bereits in FastBill eingeloggt bist.