In diesem Artikel erfährst du, wie du deine offenen Posten (offene und fällige Rechnungen) in FastBill nachverfolgst. Dafür stehen dir zwei Wege zur Verfügung:
- Auswertung über den Export deiner Ausgangsrechnungen
- Direkte Übersicht im Bereich Dokumente über Filter für offene und fällige Rechnungen
Kläre im Zweifel mit deinem Steuerberater, welche Auswertung er oder sie benötigt (z.B. Excel-Liste der offenen Posten oder eine Übersicht direkt aus FastBill).
Offene Posten per Export der Ausgangsrechnungen auswerten
Wenn du mit Excel oder einem anderen Tabellenprogramm arbeiten möchtest, kannst du deine Ausgangsrechnungen exportieren und so eine Liste deiner offenen Posten erstellen.
Schritt 1: Exportbereich öffnen
- Melde dich in FastBill an.
- Wechsle in den Bereich Import/Export
Schritt 2: Nur offene Posten und eine Zeile pro Rechnung auswählen
Im Exportdialog kannst du einstellen, welche Daten in der Datei enthalten sein sollen. Achte auf folgende Punkte:
- Wähle als Datenbasis Ausgangsrechnungen.
- Aktiviere die Option nur offene Posten
- Stelle sicher, dass eine Zeile pro Rechnung ausgegeben wird. So erhältst du eine übersichtliche OP-Liste ohne Mehrfachzeilen für einzelne Positionen.
- Lege bei Bedarf einen Zeitraum fest (z.B. aktuelles Jahr, aktueller Monat, Stichtag für den OP-Bericht).
Nachdem du die Einstellungen vorgenommen hast, starte den Export und lade die Datei (z.B. im CSV- oder Excel-Format) herunter.
Schritt 3: Offene Posten in der Exportdatei auswerten
In deinem Tabellenprogramm kannst du die exportierte Datei weiter auswerten:
- Sortiere nach Fälligkeitsdatum, um dringende Zahlungen zuerst zu sehen.
- Filtere nach Kunden, um offene Posten pro Kunde auszuwerten.
- Summiere die offenen Beträge, um die Gesamthöhe deiner offenen Posten zu ermitteln.
So erhältst du eine flexible OP-Liste, die du auch mit deinem Steuerberater teilen kannst.
Offene Posten direkt in FastBill über „Dokumente“ prüfen
Wenn du deine offenen Posten lieber direkt in FastBill statt in einer Exportdatei prüfen möchtest, kannst du dafür die Filter im Bereich Dokumente nutzen.
Schritt 1: Dokumentenübersicht öffnen
- Logge dich in FastBill ein.
- Wechsle in den Bereich Dokumente.
- In der Dokumentenübersicht kannst du zwischen Eingangsrechnungen (Ausgaben) und Ausgangsrechnungen (Einnahmen) wechseln.
Schritt 2: Filter für offene und fällige Rechnungen bei Ausgangsrechnungen nutzen
Um offene Posten auf der Einnahmenseite zu sehen, gehe wie folgt vor:
- Wähle in der Dokumentenübersicht den Bereich Ausgangsrechnungen (Einnahmen).
- Nutze die Filter, um den Status einzugrenzen, z.B.:
- Offen – zeigt alle Rechnungen, die noch nicht als bezahlt markiert wurden.
- Fällig – zeigt offene Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum bereits erreicht oder überschritten ist.
- Optional kannst du zusätzlich nach Zeitraum, Kunde oder Betrag filtern, um die Anzeige weiter einzugrenzen.
Die so gefilterte Liste zeigt dir deine offenen Posten direkt in FastBill. Du kannst jede Rechnung anklicken, um sie zu öffnen, zu prüfen oder weiterzubearbeiten (z.B. Zahlung markieren, Mahnung auslösen, Rechnung erneut versenden).
Schritt 3: Offene Eingangsrechnungen (Ausgaben) anzeigen
Auch auf der Ausgabenseite kannst du offene Posten nachverfolgen:
- Wechsle in der Dokumentenübersicht in den Bereich Eingangsrechnungen (Ausgaben).
- Nutze erneut die Filter für offene oder fällige Rechnungen.
- Lass dir nur die Eingangsrechnungen anzeigen, die du noch nicht als bezahlt markiert hast.
So behältst du den Überblick über Rechnungen von Lieferant:innen oder Dienstleister:innen, die du noch begleichen musst.
FAQ zu offenen Posten
Wie markiere ich eine offene Rechnung als bezahlt?
Wenn du eine offene Ausgangsrechnung bezahlt bekommen hast, kannst du die Zahlung entweder über den Bereich Einnahmen (z.B. manuell oder über Banking) verbuchen oder im Rechnungsdetail eine Zahlung erfassen. Weitere Details findest du unter anderem im Helpcenter-Artikel "Rechnung als bezahlt markieren"
Kann ich offene Posten für einen bestimmten Stichtag auswerten?
Ja, im Export kannst du in der Regel einen Zeitraum oder Stichtag definieren. Kombiniert mit der Einstellung nur offene Posten erhältst du eine OP-Liste zum gewünschten Datum. Prüfe dazu die Einstellungen im Exportdialog für Ausgangsrechnungen.
Kann ich offene Posten nach Kunde auswerten?
Ja. Du kannst:
- in der Dokumentenübersicht nach einem bestimmten Kunden filtern und dir nur dessen offene oder fällige Rechnungen anzeigen lassen oder
- im Export alle offenen Posten ausgeben und in Excel nach dem Kundennamen oder der Kundennummer filtern.