Nahezu jedes Unternehmen hat Ausgaben und Belege, die sortiert werden müssen. Die gute Nachricht ist, dass FastBill dir durch eine automatisierte Texterkennung viel Arbeit dabei abnimmt. Außerdem bist du nicht mehr länger an dein Büro oder Scanner gebunden. Hier sind drei Optionen, wie du Belege (unterwegs) erfassen kannst:
Beleg manuell hochladen
Gehe in deinem FastBill Account auf dein Dashboard* und lade einen PDF Beleg über die Drag and Drop Fläche oder per Klick auf Datei auswählen hoch. Du kannst Belege bis zu einer Gesamtgröße von 32 MB hochladen.
Beleg als E-Mail Anhang an deine Beleg Inbox schicken
Der beste Weg, den Empfang deiner Eingangsrechnungen zu vereinfachen, besonders wenn du unterwegs bist: Nutze deine Inbox. Deine Inbox E-Mail Adresse findest du ab dem Pro-Tarif unter Einstellungen / Übersicht. An diese Adresse schickst du deine Belege.
Es kann bis zu 10 Minuten dauern, bis dein Beleg in der Inbox sichtbar wird.
Nutze die Scan-App für Papierbelege
Falls du doch mal einen Beleg in Papierform erhältst, empfehlen wir dir unsere Scan App, mit der du die Belege scannen und direkt an FastBill übertragen kannst. Die Scan App kann derzeit nur vom Hauptnutzer genutzt werden.
Du kannst aber auch deine eigene Scan-App nutzen und die gescannten Belege per E-Mail an deine Beleg-Inbox senden.
Beleg zuweisen
Hast du deine Belege hochgeladen, musst du diese nur noch zuweisen. Gehe hierzu in den Bereich Dokumente. Hier findest du eine Übersicht aller hochgeladenen bzw. importierten Belege. Klicke nun bei dem gewünschten Beleg auf Jetzt zuweisen.
Smarte Texterkennung für deine Belege
FastBill archiviert deine Belege nicht nur, sondern unterstützt dich auch bei der Datenerfassung: Nach dem Upload wird jeder Beleg automatisch analysiert und wichtige Informationen werden direkt in die entsprechenden Felder übernommen – im Screenshot im roten Bereich markiert.
So sparst du Zeit bei der manuellen Erfassung und kannst die Angaben einfach prüfen und bei Bedarf ergänzen oder korrigieren.
Die Texterkennung lernt mit
Die Texterkennung von FastBill ist lernfähig: Wenn du automatisch erkannte Werte in der Belegmaske anpasst, kann das System diese Korrekturen künftig berücksichtigen. Dadurch werden wiederkehrende Belege und Lieferanten mit der Zeit noch zuverlässiger erkannt.
Tipp: Prüfe die übernommenen Daten trotzdem immer kurz, bevor du den Beleg weiterverarbeitest. Gerade bei schlecht lesbaren Scans, ungewöhnlichen Layouts oder fehlenden Angaben kann eine manuelle Korrektur notwendig sein.