In FastBill kannst du E-Rechnungen empfangen und speichern, außerdem werden die Daten aus diesen Rechnungen automatisch ausgelesen. Dies betrifft speziell die gängigen Formate für E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung.
Was passiert dabei genau?
- E-Rechnungen hochladen: Du kannst ZUGFeRD- oder XRechnungen in FastBill empfangen, entweder durch hochladen, Scan-App, per Drag-and-Drop oder durch das Senden an deine Inbox per Mail.
- Automatisches Auslesen der Daten: FastBill liest die Inhalte der hochgeladenen E-Rechnungen automatisch aus. Dabei werden alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Steuersätze und Leistungszeitraum aus der XML extrahiert.
- Datenansicht: Nach dem Auslesen stellt dir FastBill die Rechnungsdaten in einer strukturierten Ansicht zur Verfügung. Diese Ansicht ermöglicht es dir, die Informationen schnell zu überprüfen und gegebenenfalls weiterzuverarbeiten oder zu exportieren.
- Bessere Lesbarkeit: Da die Daten strukturiert vorliegen ( als XML), wird die Erfassung und Verarbeitung deiner Eingangsrechnungen präziser und effizienter. Fehlerquellen wie manuelles Abtippen oder fehlerhafte Erkennung von Rechnungsdaten werden minimiert.
Vorteile dieser Funktion:
- Automatisierung: Weniger manuelle Eingaben sind erforderlich. FastBill erledigt das Auslesen der Rechnungsdaten für dich.
- Genauigkeit: Da die Daten direkt aus den E-Rechnungen übernommen werden, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Übertragung deutlich geringer.
- Zeitersparnis: Das automatische Auslesen spart dir wertvolle Zeit, da du die Rechnungen nicht mehr manuell prüfen oder Daten eingeben musst.
Hinweis zur aktuellen Funktionalität:
Während bei ZUGFeRD-Dokumenten die eingebetteten XML-Daten bereits vollständig ausgelesen werden, kannst du XRechnungen ebenfalls hochladen, ihre strukturierten Daten anzeigen und prüfen. Die Belegdaten müssen hier jedoch derzeit noch manuell erfasst werden. In einem zukünftigen Update wird auch dieser Schritt automatisiert.
Für nicht-öffentliche Auftraggeber sind ZUGFeRD-Rechnungen weiterhin der bevorzugte Standard.