Wiederkehrende Rechnungen erstellen und verwalten

Eine wiederkehrende Rechnung ist ein Profil basierend auf einer bestehenden Rechnung, welches in regelmäßigen Abständen eine neue Rechnung (oder einen Rechnungsentwurf) erzeugt.

In diesem Video erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du eine wiederkehrende Rechnung erstellst:

 

Inhalt:

1. Wiederkehrende Rechnung aus einer bestehenden Rechnung erstellen
2. Wiederkehrende Rechnungen automatisch per E-Mail versenden 
3. Wiederkehrende Rechnungen löschen
4. Übersicht der wiederkehrenden Rechnungsprofile
5. Woran erkenne ich aus einem wiederkehrenden Profil generierte Rechnungen?
6. Platzhalter in wiederkehrenden Rechnungen nutzen

 

1. Wiederkehrende Rechnung aus einer bestehenden Rechnung erstellen

Um ein wiederkehrendes Rechnungsprofil zu erzeugen, muss zunächst bereits mindestens eine Rechnung erstellt worden sein.

Um eine wiederkehrende Rechnung aus einer bestehenden Rechnung zu erstellen, gehe rechts in der Detailansicht einer Rechnung unter Tools auf Wiederkehrende Rechnung: 

 

Sodann öffnet sich die Erstellungsmaske für die wiederkehrende Rechnung, über welche du das Intervall sowie die Wiederholungen definieren kannst.
Zudem kannst du hier definieren, ob die Rechnung erstellt und automatisch versendet werden soll, oder zunächst nur als Rechnungsentwurf angelegt wird.

 

 

Bitte beachte:

• Die Liste wiederkehrender Rechnungen zu filtern ist derzeit noch nicht möglich.
• Wiederkehrende Rechnungen können zur Zeit nur aus Nettorechnungen erstellt werden.
• Das Startdatum ist der Tag an dem durch das Profil das erste Mal eine Rechnung erstellt wird!
• Es nicht möglich ist ein in der Vergangenheit liegendes Startdatum zu wählen.
  Der erste Intervall für die wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben muss in der Gegenwart oder Zukunft liegen, damit der Erstellungsprozess ausgelöst werden kann.

 

2. Wiederkehrende Rechnungen automatisch per E-Mail versenden 

Um eine wiederkehrende Rechnung automatisch per E-Mail verschicken zu lassen, wählst du einfach die entsprechende Einstellung im Profil der wiederkehrenden Rechnung aus. Die Rechnung wird dann im Anschluss an die Erstellung im von dir festgelegten Intervall automatisch an deinen Kunden verschickt.

 

Bitte beachte, wenn du einen eigenen SMTP-Server nutzt:

• Der automatische Versand ist nur möglich, wenn die Email-Adresse in den Rechnungsoptionen sowie die als SMTP-Server hinterlegte Email-Adresse übereinstimmend sind.

Bitte beachte folgendes, wenn du "Benachrichtigung per E-Mail an mich" aktivierst:

• Die Benachrichtigung wird an die E-Mail Adresse gesendet, die als Hauptnutzer in FastBill angelegt ist.

3. Wiederkehrende Rechnungen löschen

Um ein Profil für wiederkehrende Rechnungen zu löschen, gehe in das Profil zur wiederkehrenden Rechnung (s. oben) und klicken oben rechts auf "Profil löschen"

 

 

4. Übersicht der wiederkehrenden Rechnungsprofile

Die Übersicht der wiederkehrenden Rechnungsprofile findet sich in der Liste der Einnahmen oben rechts über das Doppelpfeilsymbol.

 

 

In dieser Ansicht werden alle wiederkehrenden Rechnungsprofile angezeigt. Mit einem Klick auf den Eintrag kannst du das Profil bearbeiten.

 

 

 

5. Woran erkenne ich aus einem wiederkehrenden Profil generierte Rechnungen?

Rechnungen, zu denen ein wiederkehrendes Rechnungsprofil hinterlegt ist, sind an dem Doppelpfeilsymbol in der Liste der Einnahmen zu erkennen:

 

 

Um die wiederkehrende Rechnung zu bearbeiten, klicke einfach auf das Doppelpfeilsymbol und wähle das entsprechende Profil aus.
Sodann öffnet sich die Erstellungsmaske und du kannst das Profil bearbeiten.

 

6. Platzhalter in wiederkehrenden Rechnungen nutzen