Eine wiederkehrende Rechnung ist ein Profil basierend auf einer bestehenden Rechnung, welches in regelmäßigen Abständen eine neue Rechnung (oder einen Rechnungsentwurf) erzeugt.
In diesem Video erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du eine wiederkehrende Rechnung erstellst:
Wiederkehrende Rechnung aus einer bestehenden Rechnung erstellen
Um ein wiederkehrendes Rechnungsprofil zu erzeugen, muss zunächst bereits mindestens eine Rechnung erstellt worden sein.
Um eine wiederkehrende Rechnung aus einer bestehenden Rechnung zu erstellen, gehe rechts in der Detailansicht einer Rechnung unter Tools auf Wiederkehrende Rechnung:
Sodann öffnet sich die Erstellungsmaske für die wiederkehrende Rechnung, über welche du das Intervall sowie die Wiederholungen definieren kannst.
Zudem kannst du hier definieren, ob die Rechnung erstellt und automatisch versendet werden soll, oder zunächst nur als Rechnungsentwurf angelegt wird.
Bitte beachte:
- Die Liste wiederkehrender Rechnungen zu filtern ist derzeit noch nicht möglich.
- Wiederkehrende Rechnungen können zur Zeit nur aus Nettorechnungen erstellt werden.
- Das Startdatum ist der Tag an dem durch das Profil das erste Mal eine Rechnung erstellt wird!
- Es ist nicht möglich, ein in der Vergangenheit liegendes Startdatum zu wählen.
Der erste Intervall für die wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben muss in der Gegenwart oder Zukunft liegen, damit der Erstellungsprozess ausgelöst werden kann.
Wiederkehrende Rechnungen automatisch per E-Mail versenden
Um eine wiederkehrende Rechnung automatisch per E-Mail verschicken zu lassen, wählst du einfach die entsprechende Einstellung im Profil der wiederkehrenden Rechnung aus. Die Rechnung wird dann im Anschluss an die Erstellung im von dir festgelegten Intervall automatisch an deinen Kunden verschickt.
Bitte beachte, wenn du einen eigenen SMTP-Server nutzt:
- Der automatische Versand ist nur möglich, wenn die E-Mail-Adresse in den Rechnungsoptionen sowie die als eigener SMTP-Server hinterlegte E-Mail-Adresse in deinen Grundeinstellungen übereinstimmen.
Bitte beachte folgendes, wenn du "Benachrichtigung per E-Mail an mich" aktivierst:
- Die Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die in deinen Grundeinstellungen im Bereich "E-Mail Optionen" als Versand- und Antwort-Adresse hinterlegt ist.
Wiederkehrende Rechnungen löschen
Um ein Profil für wiederkehrende Rechnungen zu löschen, gehe in das Profil zur wiederkehrenden Rechnung (s. oben) und klicke oben rechts auf "Profil löschen".
Übersicht der wiederkehrenden Rechnungsprofile
Die Übersicht der wiederkehrenden Rechnungsprofile findet sich in der Liste der Einnahmen* oben rechts über das Doppelpfeilsymbol.
In dieser Ansicht werden alle wiederkehrenden Rechnungsprofile angezeigt. Mit einem Klick auf den Eintrag kannst du das Profil bearbeiten.
Woran erkenne ich aus einem wiederkehrenden Profil generierte Rechnungen?
Rechnungen, zu denen ein wiederkehrendes Rechnungsprofil hinterlegt ist, sind an dem Doppelpfeilsymbol in der Liste der Einnahmen* zu erkennen:
Um die wiederkehrende Rechnung zu bearbeiten, klicke einfach auf das Doppelpfeilsymbol und wähle das entsprechende Profil aus.
Sodann öffnet sich die Erstellungsmaske und du kannst das Profil bearbeiten.
Platzhalter in wiederkehrenden Rechnungen nutzen
Du hast die Möglichkeit, in wiederkehrenden Rechnungen Platzhalter zu verwenden, um Zeitangaben automatisch korrekt zu setzen. Diese Platzhalter können beim Anlegen der Rechnungsprofile der wiederkehrenden Rechnungen im Leistungszeitraum, im Einleitungstext, sowie in den Postenbezeichnungen verwendet werden. Bitte beachte, dass Platzhalter erst beim Abschließen der Rechnung in Datumsangaben umgewandelt werden.
Wie du wiederkehrende Profile erstellen oder bearbeiten kannst, erfährst du hier.
Hinweise zu Datums-Platzhaltern
Wenn du vergangene oder zukünftige Zeitpunkte einfügen möchtest, verwende einfache Rechenregeln.
Beispiel 1: %%day. month_name year%% wird automatisch z. B. zu 05. März 2025
Beispiel 2: %%month_name year // -1M%% wird automatisch zu "letzter Monat"
| Platzhalter: | |
| date | Erstellungsdatum (gesamtes Datum) |
| first_day | Erster Tag des Monats |
| last_day | Letzter Tag des Monats |
| day | Tag |
| month | Monat als Zahl |
| month_name | Monat als Name |
| year | Jahr |
| Rechenregeln: | |
| +/-1D | ein Tag weiter / zurück |
| +/-1W | eine Woche weiter / zurück |
| +/-1M | ein Monat weiter / zurück |
| +/-1Y | ein Jahr weiter / zurück |
Wiederkehrendes Rechnungsprofil verlängern
Wenn ein wiederkehrendes Rechnungsprofil über den ursprünglich definierten Zeitraum hinaus verlängert werden soll, beachte bitte folgendes:
Das Startdatum darf in diesem Fall nicht verändert werden.
Das Startdatum wirkt sich nur bei der erstmaligen Erstellung des Profils aus und hat später keine Auswirkung mehr auf die automatische Generierung weiterer Rechnungen.
Entscheidend für die Verlängerung ist die Anzahl der Wiederholungen:
Erhöhe im bestehenden Profil die Anzahl der Wiederholungen unter "Wiederholungen", damit neue Rechnungen über den ursprünglich geplanten Zeitraum hinaus generiert werden können.
Beispiel:
- Ursprünglich war das Profil für 12 Wiederholungen angelegt.
- Es wurden bereits 10 Rechnungen erstellt.
- Möchtest du um 6 Monate verlängern, musst du die Anzahl der Wiederholungen auf 18 erhöhen.
Nur durch die Anpassung der Wiederholungsanzahl wird die Laufzeit des Profils verlängert – eine Änderung des Startdatums allein reicht nicht aus und kann zu Fehlern führen.