Ein Projekt erstellen
Ein Projekt dient der Abrechnung von Arbeitsleistung und hat daher immer einen Auftraggeber (Kunden). Im Projektverlauf können so sämtliche im Projekt angefallenen Aufwände einzeln oder gesammelt an den Endkunden verrechnet werden. Durch den Kundenbezug wird eine Falschzuordnung ausgeschlossen. Darüber hinaus läufst du nicht Gefahr, Projektaufwände zu übersehen und nicht zu verrechnen.
Projekterstellung über die Kundenakte
Wechsle in die Kundenakte des Kunden, für den du ein Projekt anlegen möchtest, und öffne den Reiter Projekte. Klicke auf Neues Projekt.
Projektdetails festlegen
Fülle die Felder für:
- Projekttitel
- Stundensatz
- Mehrwertsteuersatz
- Projektzeitraum
- Mitarbeiter
Speichere mit „Projekt erstellen“.
Mitarbeiterrechte für Projekte und Zeiten
Damit deine Mitarbeiter Projekte bearbeiten und Zeiten eintragen können musst du Ihnen zunächst du entsprechenden Rechte geben. Wie das geht, ließt du im Artikel Rechte für Zeiterfassung vergeben.
Zeiten für ein Projekt erfassen
Zeiten im Reiter "Zeiten" eintragen
Wechsle in der Kundenakte zum Reiter Zeiten und klicke auf Zeit erfassen.
Details zur Arbeitszeit angeben
Gib folgende Informationen ein:
- Datum
- Geleistete Stunden (als Zahl oder von-bis)
- Projekt (aus dem Dropdown auswählen)
- Erbrachte Leistung
Wenn du den "Stundensatz" des Projekts durch die Auswahl einer anderen Leistung sozusagen "überschreibst", wird der Stundensatz der Leistung bei der Abrechnung angewandt. Wenn du hingegen den Stundensatz des Projekts bei der Abrechnung von Zeiten übernehmen möchtest, darf hierfür bei der Zeiterfassung keine Leistung ausgewählt sein.
Optional kannst du eine Bemerkung hinzufügen, die später auf der Rechnung erscheint.
Speichere mit Eintrag erstellen. Mehr dazu, wie du in FastBill Zeiten erfasst, liest du hier.
Zeiten abrechnen und Rechnung erstellen
Zeiteinträge auswählen
Markiere die gewünschten Zeiteinträge im Reiter „Zeiten“.
Rechnung erstellen
Klicke auf Zeiteinträge abrechnen, überprüfe die Vorschau und klicke dann auf Rechnung erstellen.
Darstellung der Zeiten auswählen
Wähle zwischen:
- Zeiten einzeln auflisten
- Zeiten zusammenfassen
Im Folgenden siehst du, wie die Rechnung erstellt wird, wenn du die Zeiteinträge einzeln aufgelistet abrechnest und wie die Rechnung erstellt wird, wenn du die Zeiteinträge summiert pro Leistung aufgelistet abrechnest.
Zeiteintrag zurücksetzen
Sobald du über den Prozess Zeiten abrechnen einen Entwurf der Rechnung erstellt hast, wird diese Zeit in der Übersicht als abgerechnet betrachtet. Möchtest du diesen Status zurücksetzen, kannst du den Zeiteintrag anklicken und ihn über den Button Eintrag zurücksetzen wieder als unabgerechnet markieren.
Projektübersicht nutzen
In der Projektübersicht findest du:
- Erfasste Stunden
- Erstellte Rechnungen
- Status offener und bezahlter Rechnungen
Häufig gestellte Fragen zu Projekten
Projekt erscheint nicht im Dropdown?
Projekte erscheinen nur, wenn:
- die Projektlaufzeit das aktuelle Datum umfasst
- das Projekt dem Mitarbeiter zugewiesen wurde (falls du keinen Admin-Zugang hast)
Tipp: Du kannst die Projektlaufzeit vorübergehend verlängern, um Einträge zu ermöglichen, und sie danach wieder anpassen.