E-Rechnung schreiben, versenden und empfangen (ZUGFeRD und XRechnung)

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen verpflichtend.

FastBill unterstützt dich dabei, diese Anforderungen zu erfüllen. Hier findest du alle Informationen zu den neuen Funktionen und zur Nutzung der E-Rechnung in FastBill.

Video Stand Januar 2025

E-Rechnungsfunktionen in FastBill

• Erstellung und Versand von XRechnungen (Version 3.0 seit 1. Dezember 2024)
• Erstellung und Versand von ZUGFeRD-Rechnungen (Version 2.3, PDF mit eingebetteten XML-Daten)
• Automatische Umstellung wiederkehrender Rechnungen auf das E-Rechnungsformat bei Aktivierung der Funktion.
• Darstellung sowie Auslesung der XML-Datenansicht für jede E-Rechnung (E-Rechnungen empfangen)
• API-Unterstützung für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
• E-Rechnungen auch für innergemeinschaftliche Lieferung verfügbar.
   

Aktivierung der E-Rechnung

Die E-Rechnung ist in allen FastBill-Accounts verfügbar. Du aktivierst sie in den Einstellungen > Rechnungsoptionen. Du musst dafür das Häkchen setzen und anschließen die Seite speichern!

Neukunden, die FastBill nach dem 30.Dezember 2024 abonniert haben, sind automatisch für die E-Rechnung freigeschaltet. 

Info: Das ändert sich in deinem Account durch die Freischaltung der E-Rechnung

• Bei der Erstellung von Rechnungen über die Rechnungsmaske werden anstelle von einfachen PDF-Rechnungen nun ZUGFeRD Rechnungen erstellt. Das sind PDF-Rechnungen mit eingebetteter XML-Datei.
• Wenn nicht alle Pflichtfelder in den Einstellungen oder der Kundenakte ausgefüllt sind, wird keine E-Rechnung erstellt.
• Auf der Detailseite der fertigen PDF-Rechnung wird angezeigt, ob die aktuelle Rechnung eine E-Rechnung ist.
• Es existiert eine Datenansicht neben der bisherigen PDF-Vorschau, um die Inhalte der XML-Datei einsehen zu können

Pflichtfelder der E-Rechnung in FastBill

Voraussetzungen

Damit eine gültige E-Rechnung erstellt werden kann, müssen folgende Daten hinterlegt sein:

Pflichtfelder zum Käufer und Verkäufer für den ZUGFeRD und XRechnung:

• Firmenname oder Vor-/Nachname
• Adresse und Land
• Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.)
• Bankdaten (IBAN, BIC)
  Die Bankdaten vom Kunden sind nur verpflichtend, wenn die Zahlungsart Lastschrift für den Kunden hinterlegt ist.

Diese Einstellungen nimmst du in den Stammdaten und den Rechnungsoptionen vor.

Zusätzliche Pflichtfelder zum Käufer für XRechnung:

• Kunden-E-Mail-Adresse
• Kunden-Telefonnummer
• Leitweg-ID/Kundenreferenz (wenn vom Kunden verlangt)

Diese Einstellungen nimmst du in der jeweiligen Kundenakte vor.

Falls keine Leitweg-ID vorhanden ist, kannst du "Keine Referenz vorhanden" oder "N/A" eintragen. Kläre im Zweifel mit dem Kunden, ob eine spezifische Referenz erforderlich ist.

Lastschrift-Rechnungen 

Für Lastschrift-Rechnungen muss für den Verkäufer die SEPA-Gläubiger-ID in den Rechnungsoptionen, sowie eine Mandatsreferenz und die Kontodaten des Käufers in der Kundenakte hinterlegt sein

E-Rechnung erstellen 

1. E-Rechnung schreiben: Sofern du die Option für E-Rechnungen aktiviert hast, wird automatisch eine E-Rechnung erstellt, wenn du auf Rechnung erstellen gehst. Dir liegt die Rechnung dann als ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebetteter XML) und als XRechnung (reine XML) vor.
2. Format prüfen: Über die Datenansicht kannst du den XML-Inhalt der Rechnung einsehen. Erstelle wie üblich eine echte Rechnung an deinen Kunden. Prüfe, ob eine E-Rechnung erstellt wurde.

Prüfe in der Datenansicht, ob die Inhalte der Rechnung korrekt wiedergegeben sind:

Auch bei Fehlern in der E-Rechnung kannst du die Rechnung versenden. Fehlermeldungen zu E-Rechnungen können über die Datenansicht überprüft werden.

Auch wenn keine E-Rechnung erstellt wurde oder die XML Datei eine Abweichung aufweist, kannst du die PDF an deinen Kunden versenden. Aktuell ist die XML Datei noch nicht bindend und dein Kunde kann das PDF wie üblich verarbeiten. 

Vorab-Check der E-Rechnung: Ist meine E-Rechnung gültig?

Wie weiter oben beschrieben, gibt es einige Pflichtangaben für E-Rechnungen. Mit unserem Vorab-Check kannst du prüfen, ob diese Rechnung alle Pflichtangaben enthält, damit eine E-Rechnung erstellt werden kann. Folgende Szenarien gibt es: 

a. Der Vorab-Check zeigt an, dass ZUGFeRD und XRechnung erstellt werden können. Du musst nichts mehr tun.

b. Der Vorab-Check zeigt, dass nur eines der beiden Formate erstellt werden kann. Wenn du nur dieses Format brauchst, musst du nichts weiter machen. Möchtest du auch das andere Format erstellen, dann folge einfach den Anweisungen unter Details. Der Check aktualisiert sich automatisch. Sobald du die fehlenden Angaben gemacht hast, bekommst du die Bestätigung, dass nun beide Formate erstellt werden können.

c. Der Vorab-Check zeigt an, dass weder ZUGFeRD noch XRechnung erstellt werden. Auch hier folge einfach den Anweisungen unter Mehr Details. 

Unter Mehr Details wird dir nun genau angezeigt, welche Daten fehlen und wo du sie ergänzen musst. Klickst du den Link, öffnet sich ein neues Fenster in dem du die fehlenden Daten zum Beispiel in der Kundenakte oder den Rechnungsoptionen ergänzen kannst. Der Vorab-Check in dem Fenster mit der Rechungsmaske aktualisiert sich automatisch.

E-Rechung versenden

ZUGFeRD-Rechnungen (PDF mit XML) und XRechnungen können direkt aus FastBill heraus versendet werden. Auch bei fehlenden Pflichtfeldern kann die Rechnung als PDF versendet werden. Die XML-Datei ist in diesem Fall nicht gültig.

E-Rechnung bearbeiten

Solange eine Rechnung noch nicht heruntergeladen oder versendet wurde, kann sie zurück in den Entwurfsstatus gesetzt und bearbeitet werden.

E-Rechnungen empfangen und auslesen in FastBill

In FastBill kannst du seit Ende 2024 E-Rechnungen empfangen und speichern, und die Funktionalität wurde jetzt erweitert, sodass die Daten aus diesen Rechnungen automatisch ausgelesen werden. Dies betrifft speziell die gängigen Formate für E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung.

Was passiert dabei genau?

1. E-Rechnungen hochladen: Du kannst ZUGFeRD- oder XRechnungen in FastBill empfangen, entweder durch hochladen, Scan-App, per Drag-and-Drop oder durch das Senden an deine Inbox per Mail.
2. Automatisches Auslesen der Daten: FastBill liest die Inhalte der hochgeladenen E-Rechnungen automatisch aus. Dabei werden alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Steuersätze und Leistungszeitraum aus der XML extrahiert.
3. Datenansicht: Nach dem Auslesen stellt dir FastBill die Rechnungsdaten in einer strukturierten Ansicht zur Verfügung. Diese Ansicht ermöglicht es dir, die Informationen schnell zu überprüfen und gegebenenfalls weiterzuverarbeiten oder zu exportieren.
4. Bessere Lesbarkeit: Da die Daten strukturiert vorliegen ( als XML), wird die Erfassung und Verarbeitung deiner Eingangsrechnungen präziser und effizienter. Fehlerquellen wie manuelles Abtippen oder fehlerhafte Erkennung von Rechnungsdaten werden minimiert.

Vorteile dieser Funktion:

• Automatisierung: Weniger manuelle Eingaben sind erforderlich. FastBill erledigt das Auslesen der Rechnungsdaten für dich.
• Genauigkeit: Da die Daten direkt aus den E-Rechnungen übernommen werden, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Übertragung deutlich geringer.
• Zeitersparnis: Das automatische Auslesen spart dir wertvolle Zeit, da du die Rechnungen nicht mehr manuell prüfen oder Daten eingeben musst.

Hinweis zur aktuellen Funktionalität:

Während bei ZUGFeRD-Dokumenten die eingebetteten XML-Daten bereits vollständig ausgelesen werden, kannst du XRechnungen ebenfalls hochladen, ihre strukturierten Daten anzeigen und prüfen. Die Belegdaten müssen hier jedoch derzeit noch manuell erfasst werden. In einem zukünftigen Update wird auch dieser Schritt automatisiert.

Für nicht-öffentliche Auftraggeber sind ZUGFeRD-Rechnungen weiterhin der bevorzugte Standard.

Aufzeichnung Webinar E-Rechnung 17.12.2024

Fragen und Antworten aus dem E-Rechnungswebinar

Alle Fragen und Antworten aus dem Webinar

Häufige Fragen zur E-Rechnung (FAQ)

Was mache ich, wenn die E-Rechnung nicht valide ist?

• Auch bei fehlenden Pflichtfeldern kann die Rechnung als PDF versendet werden. Nur die XML-Datei ist in diesem Fall nicht gültig.

Müssen E-Rechnungen an Privatpersonen verschickt werden?

• Nein. Du kannst freiwillig eine ZUGFeRD-Rechnung senden, sie ist jedoch nicht verpflichtend.

Was passiert, wenn der Kunde keine Leitweg-ID vorgibt?

• Nutze einen Platzhalter wie "Keine Referenz vorhanden" oder "N/A". Kläre im Zweifel mit dem Kunden, ob eine spezifische Referenz notwendig ist.

Werden Eingangsrechnungen unterstützt?

• FastBill erkennt die Daten automatisch und zeigt diese an. Eine Bearbeitung der XML-Datei ist nicht möglich.

Können E-Rechnungen per API verschickt werden?

• Ja, wenn die E-Rechnung aktiviert ist, erfolgt der Versand automatisch im gewählten Format.

Wie gehe ich mit fehlenden Pflichtfeldern um?

• Überprüfe die Rechnung in der Datenansicht. Ergänze die notwendigen Daten, bevor du die Rechnung erneut generierst.