Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Das bedeutet: Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen – typischerweise als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Mehr zu den rechtlichen Rahmenbedingungen liest du auf unserem Blog.
FastBill unterstützt dich bei dieser Umstellung und stellt dir die passenden Formate bereit. In diesem Artikel erfährst du, welche Funktionen zur Verfügung stehen, wie du die E-Rechnung aktivierst und welche Pflichtangaben notwendig sind, damit deine Rechnungen gültig sind.
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Welche E-Rechnungsfunktionen bietet FastBill?
FastBill deckt alle relevanten Formate ab. Du kannst sowohl XRechnungen (seit 1. Dezember 2024 in Version 3.0) als auch ZUGFeRD-Rechnungen (Version 2.3, PDF mit eingebetteter XML-Datei) erstellen und versenden. Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch auf das E-Rechnungsformat umgestellt, sobald du die Funktion aktiviert hast.
Jede erstellte E-Rechnung besitzt neben der PDF-Vorschau auch eine Datenansicht, in der du die XML-Inhalte einsehen kannst. Über die API ist ebenfalls die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen möglich. Auch innergemeinschaftliche Lieferungen lassen sich als E-Rechnung ausstellen.
Aktivierung der E-Rechnung
Die E-Rechnungsfunktion ist in allen FastBill-Accounts verfügbar. Um sie zu nutzen, gehst du in die Einstellungen → Rechnungsoptionen und setzt das Häkchen bei „E-Rechnung aktivieren“. Danach musst du die Seite speichern. Für Neukunden, die FastBill nach dem 30. Dezember 2024 abonniert haben, ist die Funktion bereits automatisch freigeschaltet.
Nach der Aktivierung ändern sich einige Punkte in deinem Account: Rechnungen werden nicht mehr als einfache PDFs erzeugt, sondern als ZUGFeRD-Rechnungen (PDF mit XML) und X-Rechnung.
Wenn Pflichtfelder fehlen, wird keine E-Rechnung erstellt, sondern eine normale PDF-Rechnung. Im Vorabcheck siehst du während der Erstellung der Rechnung, ob noch Pflichtfelder fehlen. Auf der Detailseite jeder Rechnung ist nach Erstellung klar erkennbar, ob es sich um eine E-Rechnung handelt.
Pflichtangaben für E-Rechnungen
Damit eine gültige E-Rechnung erstellt werden kann, müssen folgende Daten hinterlegt sein:
Pflichtfelder zum Käufer und Verkäufer für den ZUGFeRD und XRechnung:
- Firmenname oder Vor-/Nachname
- Adresse und Land
- Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.)
- Bankdaten (IBAN, BIC)
Die Bankdaten vom Kunden sind nur verpflichtend, wenn die Zahlungsart Lastschrift für den Kunden hinterlegt ist.
Zusätzliche Pflichtangaben bei XRechnung:
- Kunden-E-Mail-Adresse
- Kunden-Telefonnummer
- Leitweg-ID oder Kundenreferenz (falls vom Kunden verlangt)
Diese Angaben werden in der jeweiligen Kundenakte hinterlegt. Falls keine Leitweg-ID vorhanden ist, kannst du "Keine Referenz vorhanden" oder "N/A" eintragen. Kläre im Zweifel mit dem Kunden, ob eine spezifische Referenz erforderlich ist.
Diese Einstellungen nimmst du in den Stammdaten und den Rechnungsoptionen vor.
Auch wenn gemäß EN 16931 die Leitweg-ID in der Regel nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erforderlich ist, haben wir uns in FastBill bewusst dafür entschieden, die Angabe im Feld BT-10 verpflichtend zu machen. Dies dient der Standardisierung und stellt sicher, dass für alle Kunden – unabhängig vom Auftraggebertyp – eine formal gültige E-Rechnung erzeugt werden kann.
Da derzeit keine Möglichkeit besteht, Kunden explizit als öffentliche Auftraggeber zu kennzeichnen, ist diese Vorgabe notwendig, um die Konformität und technische Validität der Rechnungen durchgängig zu gewährleisten.
Lastschrift-Rechnungen
Für Lastschrift-Rechnungen muss für den Verkäufer die SEPA-Gläubiger-ID in den Rechnungsoptionen, sowie eine Mandatsreferenz und die Kontodaten des Käufers in der Kundenakte hinterlegt sein.