|
Wichtig: Mit FastBill bereit für die E-Rechnungspflicht ab 2025 Ab 1.1. 2025 wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen zur Pflicht. Alle Infos zur neuen Regelung findest du in unserem Ratgeber E-Rechnung.
|
Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, d. h., die Inhalte einer Rechnung sind spezifiziert und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.
Die XRechnung wird deutschlandweit eingeführt und betrifft nicht nur staatliche Einrichtungen, sondern insbesondere auch Unternehmen, die Rechnungen an staatliche Stellen legen müssen.
Einführung der XRechnung in FastBill
Besonderheiten - Pflichtfelder
Grundlegende Informationen zur XRechnung
XRechnung als Alternative zur ZUGFeRD
Einführung der XRechnung in FastBill
Beim Erstellen der Rechnung wird, neben der PDF-Rechnung, ab sofort auch immer automatisch eine XRechnung erstellt.
Die entsprechende XML wird parallel zur PDF gespeichert und ist in der Menüleiste rechts neben der Rechnung unter dem Reiter "Tools" zu finden.
Nach der Erstellung der Rechnung kann dann das entsprechende Format heruntergeladen und per Mail an den Rechnungsempfänger versandt werden.
Bitte beachte:
- Die XRechnung wird zu jeder Rechnung automatisch erstellt, wenn in der erstellten Rechnung eine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist
- Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass unter Einstellungen / Rechnungsoptionen* eine IBAN hinterlegt ist
- Derzeit ist ein direkter E-Mail-Versand der XRechnung nicht möglich.
- XML-Rechnungen werden nur für neu erstellte Rechnungen automatisch erstellt. In der Vergangenheit erstellte Rechnungen werden nicht als XML hinterlegt.
Besonderheiten - Pflichtfelder
Fall BT-10:
Die Leitweg-ID wird in der XRechnung im Feld “Käuferreferenz” BT-10 über das gesondertes Eingabefeld der Leitweg-ID übernommen.
Hierfür findet sich in der Kundenakte das Eingabefeld der Leitweg-ID.
Fall BT-13:
Die Bestellnummer im Feld BT-13 wird nicht automatisiert übergeben. Hier kann ein Workaround genutzt werden, in dem für den Kunden ein Projekt angelegt wird und so bei der Abrechnung dieses in der Rechnung die Projektnummer als Bestellnummer gesetzt wird.
Durch den Weg über ein Projekt wird die entsprechende Nummer mit übergeben.
Grundlegende Informationen zur XRechnung
XRechnung – Definition
Hintergrund der XRechnung ist, dass diese die Rechnungen in Papierform und PDF-Format ablöst.
Die XRechnung soll sich zum neuen Standard etablieren. Der Kern der XRechnung ist ein strukturierter Austausch der Datensätze in einem einheitlichen Format, welches eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.
XRechnung – Allgemeine Informationen zum neuen Format
Die XRechnung wird nötig, da die bisher gesendeten PDF-Dateien nicht automatisiert weiterverarbeiten können. So soll die XRechnung auch den postalischen Versand von Rechnungen endgültig beenden.
Die XRechnung soll also einerseits die Effizienz steigern und andererseits dazu beitragen, die Rechnungslegung insgesamt sicherer zu machen.
Durch das neue Format wird es Unternehmern ermöglicht, durch die einheitlichen Standards die übermittelten Daten automatisiert weiterzuverarbeiten zu können.
Die XRechnung wird nun stufenweise eingeführt und zukünftig müssen alle Rechnungen an den Bund in diesem Format eingereicht werden.
Normen der EU zur XRechnung
Eines der zentralen Ziele der XRechnung ist Standardisierung. Die EU möchte, dass innerhalb der gesamten Union digitale Rechnungen genutzt werden und diese sollen möglichst einheitlich aufgebaut werden, um effizient verarbeitet werden zu können.
Um das zu ermöglichen gibt es konkrete Richtlinien, wie die Kernelemente der digitalen Rechnungen aufgebaut sein müssen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass auch wenn unterschiedliche Systeme innerhalb der EU genutzt werden, diese miteinander kompatible Daten erzeugen. Diese Vorgaben stellen also den Rahmen dar, während die einzelnen Mitgliedsstaaten in der konkreten Umsetzung frei entscheiden können. Schlussendlich sollen die Systeme den Anforderungen gerecht werden und miteinander kompatibel sein. Zeit passende Systeme zu implementieren hatten alle Staaten mehr als genug, denn die Richtlinie wurde bereits 2014 publiziert – nun muss sie nur noch auf nationaler Ebene realisiert werden.
Vorgaben zur elektronischen Rechnung durch die EU (festgelegt in der Richtlinie 2014/55/EU):
- technologieneutral
- berücksichtigt den Datenschutz (Datenminimierung / Zweckbegrenzung)
- ermöglicht die Einrichtung zweckmäßiger, benutzerfreundlicher, flexibler und kosteneffizienter Systeme
- [...]
XRechnung als Alternative zur ZUGFeRD
Generell herrschte durchaus etwas Uneinigkeit darüber, welches System zukünftig genutzt werden soll und welcher Weg auch aus technologischer Sicht die richtige Alternative ist.
Schlussendlich hat sich die XRechnung als neuer Standard nun klar etabliert, wenngleich auch das System ZUGPFeRD 2.0 den Anforderungen der XRechnung gerecht wird.
Dennoch ist klar, dass zukünftig kein Weg an der XRechnung vorbeiführt.
Bislang ist die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format über FastBill nicht möglich.
* Dieser Link leitet dich nur auf die Seite, wenn du bereits in FastBill eingeloggt bist.