Zwischen dem Export für Aus- und Eingangsrechnungen und der Finanzansicht können Differenzen entstehen. Das ist in der Regel kein Fehler, sondern liegt daran, dass beide Bereiche unterschiedliche Informationen und Zwecke abbilden.
Aus- und Eingangsrechnungs-Export: Rechnungsdaten
Der Aus- und Eingangsrechnungs-Export enthält ausschließlich die Rechnungssummen, die beim Erstellen bzw. Erfassen der Rechnung festgelegt wurden. Er zeigt somit die ursprünglich in Rechnung gestellten Beträge.
Folgende nachträgliche Veränderungen werden im Export nicht berücksichtigt:
- Skontoabzüge
- Teil-Stornos
- Mahngebühren
- tatsächliche Zahlungseingänge
Der Export eignet sich daher insbesondere für Auswertungen auf Basis der erstellten bzw. erfassten Rechnungen.
Finanzansicht: Zahlungsdaten und Cashflow
Die Finanzansicht bildet den operativen Cashflow ab. Sie berücksichtigt also, welche Beträge tatsächlich bezahlt, reduziert, storniert oder zusätzlich berechnet wurden.
Dabei können unter anderem folgende Faktoren einfließen:
- Skontoabzüge
- Teil-Stornos
- Mahngebühren
- tatsächliche Zahlungszeitpunkte
- Überzahlungen und Unterzahlungen
Die Finanzansicht ist deshalb besonders hilfreich, wenn du nachvollziehen möchtest, wann und in welcher Höhe Zahlungen tatsächlich eingegangen sind.
Warum entstehen Differenzen?
Der Aus‑ und Eingangsrechnungs‑Export und die Finanzansicht verfolgen unterschiedliche Zwecke und basieren daher auf verschiedenen Datenquellen:
- Rechnungsdaten nach Rechnungsdatum
Der Aus- und Eingangsrechnungs-Export zeigt ausschließlich die Beträge, die auf den jeweiligen Rechnungen stehen – genau so, wie sie ursprünglich erstellt bzw. erfasst wurden.
- Zahlungsdaten und Cashflow
Die Finanzansicht bildet die tatsächlichen Geldbewegungen ab. Sie kann zudem nach Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum gefiltert werden, was gegebenenfalls zu weiteren Abweichungen gegenüber den Exporten führen kann.
Beispiel
Du erstellst eine Rechnung über 1.000,00 €. Im Aus- und Eingangsrechnungs-Export wird dieser Betrag weiterhin als Rechnungssumme ausgewiesen.
Zahlt dein Kunde jedoch unter Abzug von 20,00 € Skonto nur 980,00 €, berücksichtigt die Finanzansicht den tatsächlichen Zahlungseingang von 980,00 €. Dadurch ergibt sich eine Differenz von 20,00 € zwischen Export und Finanzansicht.