Eigenen E-Mail-Server anbinden (SMTP und OAuth)

Dokumente wie Angebote und Rechnungen kannst du direkt aus FastBill heraus per E-Mail versenden. Standardmäßig erfolgt der Versand über unseren Server und unsere noreply@fastbill.com E-Mailadresse. Um sicherzustellen, dass die Dokumente, die du an deine Kunden verschickst, auch sicher dort ankommen, binde bitte deinen eignen E-Mail-Provider an FastBill an. 

Gehe dafür bitte in die Grundeinstellungen und dann auf den Reiter E-Mail-Versand.

Es gibt in FastBill zwei Möglichkeiten FastBill mit deinem E-Mail-Provider zu verbinden. Einmal das OAuth-Verfahren für Google (Googlemail/Gmail) und für Microsoft und die Anbindung über SMTP-Server für alle anderen E-Mail-Anbieter. 

OAuth für Google und Microsoft

Microsoft365 Kunden aufgepasst!
Für das Konto, das als SMTP-Server hinterlegt werden soll, müssen vor der Anbindung die korrekten Berechtigungen freigegeben werden. Eine Anleitung, wie du dies finden und hinterlegen kannst, findest du im folgenden Artikel: SMTP-Authentifizierung in Microsoft 365 prüfen.

• Wähle dafür bei Versandart einfach den entsprechenden Provider aus und gehe dann auf Google / Microsoft 365 verbinden.

  

• Anschließend wirst du zur Anmeldeseite von Google / Microsoft weitergeleitet und kannst dich mit deinen Daten für diese Dienste verbinden.

  

• Nun musst du FastBill noch die nötigen Rechte erteilen, damit wir in deinem Namen E-Mails versenden können. 

  

• Sobald du die Authentifizierung durchgeführt hast, musst du deine Einstellungen nur noch speichern. 
   

  

Anbindung per SMTP-Server

Die Daten des SMTP-Servers kannst du in den Grundeinstellungen unter E-Mail Optionen hinterlegen. Hier ein Beispiel für ausgefüllte SMTP-Daten: 

Der Benutzername und das Passwort sind normalerweise die Login-Daten deines E-Mail Accounts. 

Bei den hier angegeben Daten handelt es sich um Beispieldaten, die nicht mit den Angaben deines Providers übereinstimmen. Bitte prüfe in jedem Fall die individuellen Angaben deines Providers, damit der SMTP-Server korrekt eingetragen werden kann. 

Rechnungen über SMTP versenden 

Beim Rechnungsversand kannst du im Dropdown deine Absenderadresse auswählen. Beim Versand über SMTP muss immer die E-Mailadresse als Absender ausgewählt werden, die  unter E-Mail Optionen für den SMTP-Server hinterlegt ist.

Es ist auch nicht möglich ist einen Alias zu verwenden. Die Absendermail beim Mailversand muss zwingend mit der Mailadresse, die für den SMTP-Server hinterlegt ist übereinstimmen.

Wo finde ich die SMTP-Daten für meine E-Mailadresse?

Den Server, sowie die Verschlüsselung und den Port findest du in den FAQ deines E-Mail Anbieters oder den Konto-Einstellungen. Bist du dir unsicher, frag am besten einfach direkt bei deinem E-Mail Anbieter nach. In der folgenden Tabelle findest du Anleitungen der am häufigsten verwendeten Provider und deren SMTP-Daten, die für eine erfolgreiche Einrichtung benötigt werden. Zusätzlich benötigst du deine Login-Daten. In der Regel sind das deine E-Mailadresse und das Passwort deines E-Mail Accounts.

Problembehandlung zum Versand über einen SMTP-Server

Der Versand deiner Rechnungen per E-Mail kann aus verschiedenen Gründen fehlschlagen. Meist ist das Passwort fehlerhaft oder du musst eine andere Verschlüsselungsart bzw. einen anderen Port wählen.

Problem: Passwort fehlerhaft

Bitte gib das Passwort erneut ein und überprüfe jede einzelne Eingabe sehr genau. Außerdem kommt es vor, dass die Zwischenablage Sonderzeichen nicht richtig speichert, sodass diese falsch kodiert eingegeben werden. Daher empfiehlt es sich, das Passwort direkt manuell einzugeben.

Problem: Verschlüsselungsart/Port nicht korrekt

Bitte überprüfe diese mithilfe der Anleitung deines E-Mail Anbieters und stelle sicher, dass du die Daten korrekt eingegeben hast.

Kontaktiere deinen E-Mail Anbieter und uns Sollten diese Ansätze nicht zur Lösung deines Problems führen, kontaktiere bitte direkt deinen E-Mail Anbieter sowie unser Support-Team.
 

Einrichten eines SPF-Records für den E-Mail-Versand mit FastBill

Wenn keine der beiden oberen Varianten für dich in Frage kommt, musst du einen sogenannten SPF-Record (Sender Policy Framework) in den Einstellungen deiner Domain hinterlegen, wenn du Mails von deiner eigenen Mail-Adresse verschicken möchtest.

Wir können hierbei keine Unterstützung anbieten. Es wird ausreichendes Fachwissen beim Editieren von SPF-Records vorausgesetzt wird.

Folge dieser Anleitung:

SPF-Record in den DNS-Einstellungen der Domain anpassen

Der SPF-Record wird in den DNS-Einstellungen der Domain hinterlegt. Falls bereits ein SPF-Record vorhanden ist, musst Du den FastBill-Mailserver hinzufügen.

Du hast zwei Möglichkeiten, den FastBill-Mailserver in deinen SPF-Record aufzunehmen:

Option 1: Über die Domain

v=spf1 a:mail-aws.fastbill.com ~all

Option 2: Über die IP-Adresse

v=spf1 ip4:35.158.202.13 ~all

Falls bereits ein SPF-Record existiert, ergänze eine der beiden Optionen innerhalb des bestehenden Eintrags. Zum Beispiel:

v=spf1 include:example.com a:mail-aws.fastbill.com ~all

oder:

v=spf1 include:example.com ip4:35.158.202.13 ~all

Speichere die Änderung. Beachte bitte, dass es einige Stunden dauern kann, bis die neue Einstellung in deiner Domain aktiv ist.

Absenderadresse in FastBill hinterlegen

Nachdem der SPF-Record eingerichtet ist, musst Du noch die Absenderadresse in FastBill hinterlegen.

1. Logge dich in dein FastBill-Konto ein.
2. Gehe zu Grundeinstellungen > E-Mail-Optionen.
3. Trage dort die gewünschte Absendername und den Antwort-Adresse ein.
   
4. Speichere die Änderungen.
5. E-Mails mit Deiner eigenen Adresse versenden. Nachdem die obigen Schritte abgeschlossen haben, wird FastBill E-Mails mit Deiner eigenen Adresse als Absender versenden. Deine Kunden sehen die E-Mails also so, als würden sie direkt von dir kommen.