Inhalt
Wichtig: Bitte lese dir die folgenden Infos genau durch, um die E-Rechnung erfolgreich zu testen.
ZUGFeRD
- Info: Das ändert sich in deinem Account durch die Freischaltung der E-Rechnung
- Bei der Erstellung von Rechnungen über die Rechnungsmaske werden anstelle von einfachen PDF-Rechnungen nun ZUGFeRD Rechnungen erstellt. Diese ersetzen die bisherige PDF-Rechnung.
- Wenn nicht alle benötigten Felder (siehe 2) in den Einstellungen oder der Kundenakte ausgefüllt sind, wird keine E-Rechnung erstellt.
- Auf der Detailseite der fertigen PDF-Rechnung wird angezeigt, ob die aktuelle Rechnung eine E-Rechnung ist.
- Es existiert eine Datenansicht neben der bisherigen PDF-Vorschau, um die Inhalte der XML-Datei einsehen zu können
- Das musst du sicherstellen, um valide E-Rechnungen erstellen zu können
- In den Rechnungseinstellungen müssen USt-IdNr. und der Firmenname (Gesellschaften) bzw. der Vor- und Nachname (Einzelunternehmer) vorhanden sein. Weiterhin muss dort eine Adresse, ein Land und Bankdaten (IBAN, BIC) hinterlegt werden.
- Es reicht nicht, wenn diese Daten auf einem Briefpapier hinterlegt sind.
- Rechnungspositionen dürfen keine negativen Preise enthalten
- Für Lastschrift-Rechnungen muss eine SEPA-Gläubiger-ID in den Rechnungseinstellungen, sowie eine Mandatsreferenz und die Kontodaten in der Kundenakte hinterlegt sein.
- Ab 1.12: Das Feld Leitweg-ID in der Kundenakte wird nun auch in den ZUGFeRD Rechnungen verwendet (im XML-Teil der normalen PDF-Rechnungen). Die Information, die du im Feld Leitweg-ID angegeben hast, wird also für deinen Kunden im XML sichtbar sein. Bitte prüfe, welche Angaben du in dieses Feld eingetragen hast. Sinn und Zweck der Leitweg-ID/Kundenreferenz ist es, eine Kennung, die dir dein Kunde mitgeteilt hat, dort einzutragen. Diese Kennung soll deinem Kunden helfen, die Rechnung einfacher zuzuordnen. Die Leitweg-ID/Kundenreferenz ist daher häufig eine Kombination aus Abteilungsnummern, Kostenstellen oder Projektnamen.
Was ist, wenn mir keine Kundenreferenz oder Leidfeld-ID mitgeteilt wurde?
Wenn dir als Rechnungssteller keine Referenz oder Leitweg-ID (öffentliche Audtraggeber) vom Käufer mitgeteilt wurde, solltest du dennoch einen Eintrag in diesem Feld vornehmen, da es obligatorisch ist. In solchen Fällen kannst du eine allgemeine Platzhalter-Referenz wie "Keine Referenz vorhanden" oder "N/A" (für "Not Applicable") eintragen. Dies stellt sicher, dass das Pflichtfeld ausgefüllt ist und die Rechnung den formalen Anforderungen entspricht. Es ist jedoch empfehlenswert, vorab mit dem Rechnungsempfänger abzuklären, ob eine spezifische Referenz erforderlich ist, um Verzögerungen oder Rückfragen zu vermeiden.
- So gehst du nach der Überprüfung der Einstellungen vor
- Erstelle wie üblich eine echte Rechnung an deinen Kunden. Prüfe, ob eine E-Rechnung erstellt wurde.
- Prüfe in der Datenansicht, ob die Inhalte der Rechnung korrekt wiedergegeben sind:
Auch bei Fehlern in der E-Rechnung kannst du die Rechnung versenden
Auch wenn keine E-Rechnung erstellt wurde oder die XML Datei eine Abweichung aufweist, kannst du die PDF an deinen Kunden versenden. Aktuell ist die XML Datei noch nicht bindend und dein Kunde kann das PDF wie üblich verarbeiten.
X-Rechnung ab (1.12)
- Die neue XRechnung Version 3.0 wird die bisherige Version 1.2 ersetzen. Die Version ist abwärtskompatibel, jedoch müssen folgende Pflichtfelder vorhanden sein, um eine gültige XRechnung zu erzeugen:
- Rechnungseinstellungen: Firmenname bzw. Vorname/Nachname, Adresse, Land, E-Mail, Telefonnr., IBAN, BIC UStId-Nr.
- Rechnungseinstellungen: SEPA-Gläubiger-ID (wenn Lastschrift verwendet wird)
- Kundenakte: E-Mail, Adresse, UStId-Nr., Leitweg-ID*
- Kundenakte: IBAN, Mandatsreferenz (wenn Lastschrift verwendet wird)
- Weitere Neuerungen die mit der neuen Version einhergehen:
- XRechnungen werden nun auch per API (invoice.create / invoice.complete) erstellt.
- XRechnungen sind nun auch für Kleinunternehmer verfügbar
- für steuerfreie Rechnungen wird nun auch eine XRechnung erzeugt
So gibst du uns Feedback
Sollte keine E-Rechnung erstellt werden oder du in der Datenansicht Abweichungen zu den Inhalten in der PDF Ansicht feststellen, schreibe uns bitte ebenfalls eine Nachricht an support@fastbill.com. Damit wir den Fall umgehend prüfen können, bitten wir dich auch hier, folgende Inhalte in die Mail zu schreiben:
- Betreff: E-Rechnung
- Art des Fehlers: Keine E-Rechnung erstellt / Abweichung oder fehlende Daten (gerne mit Screenshot)
- Firmenname des FastBill Accounts
- Betreffende Rechnungsnummer
Was wird in den nächsten Wochen noch ergänzt?
- Versand der XRechnung aus FastBill heraus
- Download-Link für die XRechnung per API (invoice.get) abrufen